El Código de Rentas Internas para un Nuevo Puerto Rico, según enmendado, en la Sección 1063.09, autoriza al Secretario de Hacienda a reducir a menos de tres (3) el número de de Comprobantes de Retención o Declaraciones Informativas que requieran ser rendidos por un Patrono o Agente Retenedor. Además, la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 11-08, emitida el 20 de septiembre de 2011, estableció que solo se aceptará la radicación de dichos formularios mediante transferencia electrónica.
Para facilitar un proceso rápido del manejo de los formularios, el Departamento de Hacienda (Departamento) ha establecido dos métodos para la radicación, utilizando su código de acceso y su número de identificación patronal; (1) por transferencia electrónica o (2) por el Programa W2 e Informativas (Programa), ambos mediante nuestra página en la Internet.
El programa de W2 e Informativas será utilizado por todo patrono obligado a rendir menos de 250 Comprobantes de Retención o menos de 250 Declaraciones de Informativas.
Este Programa genera los archivos con la información
de los Comprobantes de Retención, Corrección al Comprobante de Retención y Estado de Reconciliación
de Contribución sobre Ingresos Retenida (Formularios
499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR y 499R-3), Además de las Declaraciones Informativas
(Formularios
480.5, 480.6A, 480.6B, 480.6C, 480.6D, 480.7C y 480.7D), Estado de Reconciliación
Anual de Ingresos Sujetos a Retención y Planilla
Anual de Contribución sobre Ingresos Retenida en
el Origen a No Residentes (Formularios 480.6B.1 y 480.30)
en el formato requerido por el Departamento.
También,
imprime la Copia B y Copia C del Comprobante de Retención
para el empleado y las copias de las Declaraciones Informativas
para quien recibe el pago.
El archivo que este Programa genera para los Comprobantes
de Retención cumple con los requisitos de la Administración
del Seguro Social, por lo que puede transmitir electrónicamente el mismo y enviarlo a dicha agencia.
Este Programa provee para importar información de
nómina en Excel o formato de texto. Si no puede
exportar la información de su aplicación de
nómina para crear la hoja electrónica en Excel
o formato de texto debe comunicarse con el suplidor de su
aplicación. Por lo general, todas las aplicaciones
de nómina proveen herramientas para generar hojas electrónicas.
Para utilizar este Programa debe tener el Código
de Acceso asignado por el Departamento. Este Código es único para cada Patrono o Agente Retenedor. Si no ha recibido el Código de Acceso, puede accederlo en nuestra página www.hacienda.gobierno.pr en Colecturía Virtual. Además puede enviar un correo electrónico a w2info@hacienda.gobierno.pr, enviar un fax al 787 977-3806, o comunicarse al 787 722-0216 opción 6. Todo Representante o Especialista en Planillas deberá acompañar una autorización escrita del Patrono para poder solicitar el Código de Acceso.
Recuerde que la fecha límite para
someter los Comprobantes de Retención es el 31 de enero de 2012. Si necesita tiempo adicional para
someterlos, oprima
aquí.
Las Informativas se rinden según se detalla a continuación:
Formulario |
Fecha |
480.7D |
31 de enero de 2012 |
480.6A, 480.6B, 480.6D, 480.5 Y 480.6B.1 |
28 de febrero de 2012 |
| 480.7C y 480.5 |
28 de febrero ó 30 de agosto de 2012 |
| 480.6C, 480.30 y 480.5 |
17 de abril de 2012 |
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Si no utiliza este Programa, la radicación por transferencia electrónica, es a través de Validación y Transferencia de Archivo de los Formularios 499R-2/W2PR, 499R-2c/W-2CPR, 499R-3, 480.5, 480.6, 480.6B, 480.6C, 480.6D, 480.7, 480.7ª, 480.7B, 480.7C, 480.7D, 480.6B.1 y 480.30. Además, debe cumplir con las especificaciones contenidas en la Publicación 11-03, “Form 499R-2/w-2PR (Copy A) Electronic Filing Requirements for Tax Year 2011”, la Publicación 11-04, “Form 499R-2c/W-2cPR Electronic Filing Requirements for Tax Year 2011” y la Publicación 11-05, “Informative Returns Electronic Filing Requirements for Tax Year 2011”, las cuales están disponibles en nuestra página de Internet y en la División de Formas y Publicaciones (Oficina 603). |
Deberá solicitar autorización para la reproducción de los formularios a través de correo electrónico forms@hacienda.gobierno.pr o comunicarse al 787 722-0216.
Recuerde que deberá mantener una copia del archivo en su computadora y en adición deberá de realizar un resguardo externo en el medio magnético que elija. Ej. Disco compacto, disco externo, etc. con los datos de los formularios para poder reconstruir o proveer la data de los mismos, por un período mínimo de 10 años. El Departamento de Hacienda no provee datos de la transferencia electrónica.
¡Advertencia!
Todo Patrono o Agente Retenedor que utilize
este Programa deberá mantener una copia del archivo Núm.
Cuenta Patronal.I11 que contiene la información
de los formularios por un período mínimo de 10
años.
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¡Atención!
El Departamento de Hacienda no se responsabiliza por el
uso de este Programa.
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¡Advertencia!
El Departamento de Hacienda solamente aceptará aquellos
formularios aprobados por la División de Formas y Publicaciones. Estos deben ser legibles y que estén impresos
en una impresora láser. El Departamento no se hace responsable
del método que haya usado para imprimir los formularios.
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