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Programa W-2 e Informativas 2012

El Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado, en la Sección 1063.09, autoriza al Secretario de Hacienda a reducir a menos de tres (3) el número de de Comprobantes de Retención o Declaraciones Informativas que requieran ser rendidos por un Patrono o Agente Retenedor. Además, la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 11-08, emitida el 20 de septiembre de 2011, estableció que solo se aceptará la radicación de dichos formularios mediante transferencia electrónica.

Para facilitar un proceso rápido del manejo de los formularios, el Departamento de Hacienda (Departamento) ha establecido dos métodos para la radicación, utilizando su código de acceso y su número de identificación patronal; (1) por transferencia electrónica o (2) por el Programa W2 e Informativas (Programa), ambos mediante nuestra página en la Internet.

El programa de W2 e Informativas será utilizado por todo patrono obligado a rendir menos de 250 Comprobantes de Retención o menos de 250 Declaraciones de Informativas.

Este Programa genera los archivos con la información de los Comprobantes de Retención, Corrección al Comprobante de Retención y Estado de Reconciliación de Contribución sobre Ingresos Retenida (Formularios 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR y 499R-3), Además de las Declaraciones Informativas (Formularios 480.5, 480.6A, 480.6B, 480.6C, 480.6D, 480.7C y 480.7D), Estado de Reconciliación Anual de Ingresos Sujetos a Retención y Planilla Anual de Contribución sobre Ingresos Retenida en el Origen a No Residentes (Formularios 480.6B.1 y 480.30) en el formato requerido por el Departamento.

También, imprime la Copia B y Copia C del Comprobante de Retención para el empleado y las copias de las Declaraciones Informativas para quien recibe el pago.

El archivo que este Programa genera para los Comprobantes de Retención cumple con los requisitos de la Administración del Seguro Social, por lo que puede transmitir electrónicamente el mismo y enviarlo a dicha agencia.

Este Programa provee para importar información de nómina en Excel o formato de texto. Si no puede exportar la información de su aplicación de nómina para crear la hoja electrónica en Excel o formato de texto debe comunicarse con el suplidor de su aplicación. Por lo general, todas las aplicaciones de nómina proveen herramientas para generar hojas electrónicas.

Para utilizar este Programa debe tener el Código de Acceso asignado por el Departamento. Este Código es único para cada Patrono o Agente Retenedor. Si no ha recibido el Código de Acceso, puede accederlo en nuestra página www.hacienda.gobierno.pr en Colecturía Virtual. Además puede enviar un correo electrónico a w2info@hacienda.gobierno.pr , enviar un fax al 787 977-3806, o comunicarse al 787 722-0216 opción 6. Todo Representante o Especialista en Planillas deberá acompañar una autorización escrita del Patrono para poder solicitar el Código de Acceso.

Recuerde que la fecha límite para someter los Comprobantes de Retención es el 31 de enero de 2013. Si necesita tiempo adicional para someterlos, oprima aquí.

Las Informativas se rinden según se detalla a continuación:

Formulario
Fecha
480.7D
31 de enero de 2013
480.6A, 480.6B, 480.6D, 480.5 Y 480.6B.1
28 de febrero de 2013
480.7C y 480.5 28 de febrero ó 30 de agosto de 2013
480.6C, 480.30 y 480.5 16 de abril de 2013
 

Requisitos para Instalar el Programa

Todo Sistema Operativo debe estar al día con sus "Service Packs" y los "Critical Updates".

Tamaño:

  • 15 MB de Programa

Requisitos:

  • Sistema Operativo Windows XP SP3 / Vista SP1 / Windows 7 / Windows 8
  • Procesador 1Ghz o mayor
  • 512 MB de Memoria (RAM) o mayor
  • Monitor y Adaptador VGA
  • 35 MB de espacio disponible en disco duro (HD)

Equipo:

  • Impresora Láser

Requisitos de Sistema

Debe tener:

Versión Build 12.0.3

Recomendamos que imprima el Manual del Usuario para facilitar el uso del Programa. El mismo se instala automáticamente al bajar el Programa y esta localizado en: Start / All Programs / Programa W-2 e Informativas 2012 / Manual en Español


  • Oprima aquí, para instrucciones de configurar un "Proxy Server".
 

Para preguntas relacionadas con la utilización del Programa refierase a la Sección de Preguntas Frecuentes en el Manual del Usuario o envíenos un correo electrónico a w2Info@hacienda.gobierno.pr

 

Si no utiliza este Programa, la radicación por transferencia electrónica, es a través de Validación y Transferencia de Archivo de los Formularios 499R-2/W2PR, 499R-2c/W-2CPR, 499R-3, 480.5, 480.6, 480.6B, 480.6C, 480.6D, 480.7, 480.7ª, 480.7B, 480.7C, 480.7D, 480.6B.1 y 480.30. Además, debe cumplir con las especificaciones contenidas en la Publicación 12-04, “Form 499R-2/w-2PR (Copy A) Electronic Filing Requirements for Tax Year 2012”, la Publicación 12-05, “Form 499R-2c/W-2cPR Electronic Filing Requirements for Tax Year 2012” y la Publicación 12-06, “Informative Returns Electronic Filing Requirements for Tax Year 2012”, las cuales están disponibles en nuestra página de Internet y en la División de Formas y Publicaciones (Oficina 603).

 

  • Publication 12-04: "Form 499R-2/W-2PR (Copy A) Electronic Filing Requirements For Tax Year 2012", oprima aquí para Versión Zip. Versión Pdf.
  • Publication 12-05: Form 499R-2c/W-2cPR Electronic Filing Requirements For Tax Year 2012 oprima aquí para Version Zip Version Pdf
  • Publication 12-06: Informative Returns Electronic Filing Requirements For Tax Year 2012 oprima aquí para Version Zip Version Pdf

 


Deberá solicitar autorización para la reproducción de los formularios a través de correo electrónico forms@hacienda.gobierno.pr o comunicarse al 787 722-0216.

Recuerde que deberá mantener una copia del archivo en su computadora y en adición deberá de realizar un resguardo externo en el medio magnético que elija. Ej. Disco compacto, disco externo, etc. con los datos de los formularios para poder reconstruir o proveer la data de los mismos, por un período mínimo de 10 años. El Departamento de Hacienda no provee datos de la transferencia electrónica.

¡Advertencia!
Todo Patrono o Agente Retenedor que utilize este Programa deberá mantener una copia del archivo Núm. Cuenta Patronal.I12 que contiene la información de los formularios por un período mínimo de 10 años.

¡Atención!
El Departamento de Hacienda no se responsabiliza por el uso de este Programa.

¡Advertencia!
El Departamento de Hacienda solamente aceptará aquellos formularios aprobados por la División de Formas y Publicaciones. Estos deben ser legibles y que estén impresos en una impresora láser. El Departamento no se hace responsable del método que haya usado para imprimir los formularios.

 

 
     
 

Departamento de Hacienda
P.O. Box 9024140, San Juan, P.R. 00902-4140
Tel: (787) 722-0216
Email: w2info@hacienda.gobierno.pr
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