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Boletín Informativo de Rentas Internas Núm. 16-04

Asunto

Acceso a notificación de número de control para radicar los Comprobantes de Retención y las Declaraciones Informativas (Modelo SC 6104) y Servicios del Sistema de Formularios Electrónicos (“E-Forms”)

Atención

A todos los patronos, agentes retenedores, especialistas en planillas y representantes autorizados

Boletín Informativo BI de RI Núm. 16-04 05/12/2016 Rentas Internas

Según establecido en la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 13-19 emitida el 10 de septiembre de 2013, es requisito que la radicación de los formularios de Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas (Formularios 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR, 499 R-3, 480.6A. 480.6B, 480.6B.1, 480.6C, 480.6D, 480.7, 480.7A, 480.7B, 480.7C, 480.7D, 480.5, y 480.30) (en adelante, Formularios) que requieran ser rendidos por un patrono o agente retenedor se radiquen únicamente mediante transferencia electrónica. De igual forma, la Solicitud de Prórroga para Rendir el Comprobante de Retención (499R-2/W-2PR) y el Estado de Reconciliación de Contribución Sobre Ingresos Retenida (499 R-3) (en adelante, Modelo SC 2727) se requiere sea radicada de forma electrónica según lo establece el Boletín Informativo de Política Contributiva Núm. 16-02.

El Departamento de Hacienda (“Departamento”) emite este Boletín Informativo con el propósito de: (1) informar el nuevo procedimiento a partir del año contributivo 2016 con relación al envío de la Notificación a Patronos y Agentes Retenedores de Códigos de Acceso y Número de Control (“Modelo SC 6104”); (2) notificar los servicios del Sistema de Formularios Electrónicos (“E-Forms”) y (3) mencionar varios puntos importantes con relación a la radicación de los Formularios.

1. Nuevo procedimiento a partir del año contributivo 2016 para el envío del Modelo SC 6104

Anualmente el Departamento envía por correo una notificación en donde informa a los patronos y agentes retenedores el código de acceso y los números de control asignados para la radicación de los Formularios. Cabe señalar que a partir del año contributivo 2016, dicha notificación estará disponible a los patronos y agentes retenedores únicamente en forma electrónica a través de su cuenta de usuario de E-Forms o Colecturía Virtual, ambos, disponibles en la página de internet del Departamento, www.hacienda.pr.gov bajo la sección de Hacienda Virtual.  

Aquellos patronos o agentes retenedores que aún no han creado una cuenta de usuario en Colecturía Virtual, deberán solicitar su código de acceso de una de las siguientes maneras:

Correo electrónico: w2info@hacienda.gobierno.pr
Teléfono: 787-622-0123, opción 4

Una vez obtenga el código de acceso podrá registrarse y crear una cuenta de usuario en Colecturía Virtual, la cual, a su vez, le dará acceso a E-Forms.

Los Especialistas en Planillas y Representantes Autorizados deberán entrar con su nombre de usuario y contraseña individual y para acceder a las distintas plataformas de servicios, deberán seleccionar el enlace de Representante/Especialista. Próximamente, el Departamento emitirá una publicación para informarles el procedimiento a seguir para la radicación de los formularios en representación del patrono o agente retenedor.

II. Servicios Disponibles a través de E-Forms

A continuación les mencionamos los servicios disponibles a través del sistema E-Forms:

  1. Radicación e impresión de duplicado del Modelo SC 2727;
  2. Radicación e impresión de duplicado del Formulario de Corrección al Comprobante de Retención (Formulario 499R-2c/W-2cPR);
  3. Impresión de duplicado de las Declaraciones Informativas (480.6A, 480.6B, 480.6C, 480.6D, 480.7,  480.7A, 480.7B, 480.7C, 480.7D; 480.30, 480.6B1, 480.5, 480.6CPT, 480.6EC, 480.6F);
  4. Radicación e impresión de duplicado del Modelo SC 2644.1, Solicitud de Prórroga para Rendir Informes de Sociedad, Sociedad Especial, Corporación de Individuos, Corporación Especial de Trabajadores y Fideicomiso Revocable o Fideicomiso para Beneficio del Fideicomitente;
  5. Autorización de Patronos y Agentes Retenedores a Especialistas en Planillas (Representantes Autorizados).
  6. Impresión del Modelo SC 6104

III. Mecanismos de radicación electrónica de los Formularios

A. Método de radicación mediante el sistema electrónico W-2 e Informativas en Línea

Este método es provisto gratuitamente por el Departamento para todo patrono obligado a rendir menos de 250 Comprobantes de Retención y menos de 250 Declaraciones Informativas, respectivamente y está disponible para radicar los formularios del año contributivo 2014 en adelante. Este método de radicación está disponible en la página de internet del Departamento, www.hacienda.pr.gov en la sección de Patronos y Agentes Retenedores.  Para acceder el mismo deberá utilizar el nombre de usuario y contraseña que utiliza para acceder a Colecturía Virtual.

Cabe señalar que la limitación de radicación de menos de 250 formularios no aplica para los formularios de declaraciones informativas de entidades conductos, entiéndase, Formularios 480.6EC, 480.6F y 480.6CPT.

Aquellos usuarios existentes que utilizaron este programa entre los años 2007 al 2013 y necesitan utilizar el mismo, deberán tener un resguardo del archivo que le permite generarlo en formato de texto y radicarlo a través de Colecturía Virtual. Para años previos al 2007 escriba un correo electrónico a w2info@hacienda.gobierno.pr para las alternativas disponibles de radicación.

No obstante, aquellos patronos o agentes retenedores que sean nuevos usuarios y necesiten  radicar formularios previos al 2014 deberán referirse a las Publicaciones correspondientes disponibles en nuestra página de internet www.hacienda.pr.gov

B. Método de radicación por transferencia electrónica de archivos

Este método es accesible a través de Colecturía Virtual bajo la opción de Validación y Transferencia de Archivo para todo patrono que utilice un servicio privado de nómina o esté obligado a rendir 250 o más Comprobantes de Retención o 250 o más Declaraciones Informativas.

Es importante mencionar que deberá tomar lo siguiente en consideración al utilizar cualquiera de los dos mecanismos de radicación electrónica antes mencionados:

a. Estarán disponible (3) maneras para radicar los formularios electrónicamente:

  1. Radicación Original - permite un solo archivo original por tipo de formulario y año contributivo.
  2. Radicación Enmendar - contiene los formularios enmendados.
  3. Radicación Agregar - formularios no incluidos en el archivo original y donde los formularios o los resúmenes son enmendados. Para eliminar, enmendar o radicar formularios adicionales favor de referirse a la Publicación 16-06. La cual estará disponible próximamente en la página de internet del Departamento.

b. Si en el archivo original de Declaraciones Informativas hay un error en el número de seguro social de uno de los formularios radicado electrónicamente, deberá eliminar el formulario que lleva el número de seguro social incorrecto y agregar un nuevo formulario con el número de seguro social correcto. 

c. Cada vez que radique deberá imprimir el Formulario con el número de confirmación asignado por nuestro sistema. No se aceptarán Formularios sin número de confirmación electrónica, números de confirmación impresos a maquinillas o en manuscrito. Recuerde que tendrá que radicar el archivo primero para poder imprimir sus Formularios con el número de confirmación requerido.

d. Si un empleado o contratista trabajó o prestó servicios para el mismo patrono en diferentes periodos dentro del mismo año contributivo, el patrono deberá preparar solo un comprobante de retención o declaración informativa con los ingresos totales a base del año natural.

Las disposiciones de este Boletín Informativo tienen vigencia inmediata.

Para información adicional relacionada con las disposiciones de este Boletín Informativo, puede comunicarse al 787-622-0123 opción 4 o a través de correo electrónico a w2info@hacienda.gobierno.pr.

 

Cordialmente,

Juan C. Zaragoza Gómez

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