l. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
La Sección 1081.01(a)(13) del Código de Rentas Internas para un Nuevo Puerto Rico, Ley 1-2011, según enmendada (Código), dispone que efectivo para años contributivos comenzados a partir del 1 de enero de 2012, todo fideicomiso de empleados que reclame exención del pago de contribución sobre ingresos bajo la Sección 1081.01(a) del Código tendrá que solicitar y obtener una determinación administrativa del Secretario del Departamento de Hacienda (Departamento) a tales efectos. Como regla general, dicha solicitud se deberá radicar con el Departamento en o antes del último día provisto bajo el Subtítulo A del Código para rendir la planilla de contribución sobre ingresos del patrono que mantiene el plan de retiro del cual el fideicomiso de empleados es parte, incluyendo cualquier prórroga concedida por el Departamento para la radicación de dicha planilla, para el primer año contributivo del patrono comenzado en o después del 1 de enero de 2012.
Aquellos fideicomisos de empleados que al 31 de diciembre de 2011 ya hubiesen solicitado u obtenido una determinación administrativa del Departamento respecto a su cualificación bajo la Sección 1165(a) del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, Ley 120-1994 de, según enmendada (Código-1994) se considerarán que han obtenido una determinación administrativa inicial respecto a su cualificación bajo la Sección 1081.01(a) del Código. Por consiguiente, a menos que en su operación no cumplan con las disposiciones de la Sección 1081.01{a) del Código, estos fideicomisos se considerarán como organizaciones exentas del pago de contribución sobre ingresos por aquel periodo durante el cual sus determinaciones administrativas a tales efectos permanezcan en vigor.
Todas las determinaciones administrativas del Departamento respecto a la exención de fideicomisos de empleados en Puerto Rico (también conocidas como cartas de cualificación de planes de retiro), tanto las emitidas bajo la Sección 1081.01(a) del Código como las emitidas bajo la Sección 1165(a) del Codigo-1994, estarán en vigor por aquel periodo que el Departamento determine mediante reglamento, carta circular o determinación administrativa de carácter general.
Mediante esta carta circular, el Departamento establece las reglas respecto a la vigencia de sus cartas de cualificación de planes de retiro y el procedimiento que los patronos que mantienen planes de retiro en Puerto Rico y sus representantes autorizados deben seguir para solicitar cartas de cualificación respecto a la adopción de los nuevos requisitos de cualificación de planes de retiro provistos bajo la Sección 1081.01(a) del Código (los "nuevos requisitos de cualificación del Código").
II. DETERMINACIÓN
A. Enmiendas a los Planes de Retiro para Adoptar los Nuevos Requisitos de Cualificación del Código
1. Necesidad de Enmiendas
Como condición para mantener su cualificación en Puerto Rico, todos los planes de retiro que a partir del 1 de enero de 2011 hayan provisto o provean beneficios o aportaciones a participantes que, a tenor con la Sección 1010.01(a)(30) del Código, son considerados residentes de Puerto Rico (los "participantes de Puerto Rico"), tienen que ser enmendados para adoptar aquellos nuevos requisitos de cualificación del Código que le puedan ser de aplicación.
Aquellos planes de retiro con participantes de Puerto Rico que no sean enmendados a esos efectos dentro del término provisto en la Sección II.A.3 de esta carta circular se consideraran como planes de retiro no cualificados en Puerto Rico, y, por consiguiente, el fideicomiso de empleados o contrato de anualidades usado para financiar los beneficios bajo el plan (el "Fideicomiso") no se considerará una organización exenta del pago de contribución sobre ingresos para fines de la Sección 1081.01(a) del Código, las aportaciones al Fideicomiso para beneficio de los participantes de Puerto Rico estarán sujetas a las reglas de tributación sobre ingresos provistas en la Sección 1081.01(c) del Código, y tales aportaciones sólo serán deducibles en la planilla de contribución sobre ingresos del patrono que mantiene o participa en el plan según las reglas de la Sección 1033.09(a)(1)(D) del Código.
2. Contenido de las Enmiendas
Para mantener su cualificación en Puerto Rico, todos los planes de retiro con participantes de Puerto Rico tienen que ser enmendados para adoptar los siguientes nuevos requisitos de cualificación del Código, según apliquen.
a) La definición del término "empleados altamente remunerados" de la Sección 1081.01(d)(3)(E)(iii) del Código a ser usada para aplicar las pruebas de discriminación de las Secciones 1081.01(a)(3), 1081.01(a)(4) y 1081.01(d)(3) del Código para años contributivos del Fideicomiso (los "años del plan") comenzados en o luego del 1 de enero de 2011.
b) Los límites máximos en los beneficios y aportaciones anuales a los participantes de Puerto Rico de la Sección 1081.01(a)(11) del Código, los cuales son efectivos para años del plan comenzados en o después del 1 de enero de 2012.
c) El límite máximo en la compensación anual de los participantes de Puerto Rico de la Sección 1081.01(a)(12) del Código a ser usado para calcular los beneficios o aportaciones bajo el plan y aplicar las pruebas de discriminación de las Secciones 1081.01(a)(3), 1081.01(a)(4) y 1081.01(d)(3) del Código, el cual es efectivo para años del plan comenzados en o después del 1 de enero de 2012.
d) La definición del término "patrono" de la Sección 1081.01(a)(14) del Código a ser usada para aplicar las pruebas de discriminación de las Secciones 1081.01(a)(3), 1081.01(a)(4) y 1081.01(d)(3) del Código a los participantes de Puerto Rico, la cual es efectiva para años del plan comenzados en o después del 1 de enero de 2012.
e) Las reglas de la Sección 1081.01(b)(2)(A) del Código respecto al tipo de distribuciones o pagos de beneficios a los participantes de Puerto Rico que pueden ser transferidas libres de la retención y el pago de contribuciones sobre ingresos (conocido en inglés como un "fax-free rollover') a otro plan de retiro cualificado en Puerto Rico o a una cuenta de retiro individual establecida en Puerto Rico, las cuales son efectivas para transferencias completadas en o después del 1 de enero de 2011.
Además,
a) Aquellos planes que incluyan un acuerdo de aportaciones en efectivo o diferidas y permitan a sus participantes de Puerto Rico aumentar la cantidad sus aportaciones diferidas, ya sean regulares o "catch-up", hasta los límites anuales de la Sección 1081.01(d)(7) del Código, tendrán que adoptar tales límites para los años del plan en los cuales el aumento en la cantidad de aportaciones diferidas sea efectiva.
b) Aquellos planes que permitan a sus participantes de Puerto Rico hacer aportaciones voluntarias luego del pago de contribuciones sobre ingresos de Puerto Rico (conocidas en inglés como "voluntary after-tax contributions"), tendrán que adoptar el límite máximo en tales aportaciones de la Sección 1081.01(a)(15) del Código para años del plan comenzados en o después del 1 de enero de 2012.
c) Aquellos planes que permitan a sus participantes de Puerto Rico tomar préstamos de los dineros de su cuenta en el plan, tendrán que adoptar las reglas sobre préstamos tributables de la Sección 1081.01(b)(3)(E) del Código para préstamos originados en o después del 1 de enero de 2012.
d) Aquellos planes que permitan a sus participantes de Puerto Rico tomar ventaja de la tasa contributiva de 10% aplicable a distribuciones totales cuando al menos un 10% de los beneficios o cuenta del participante hayan sido invertidos en propiedad localizada en Puerto Rico, tendrán que adoptar las reglas sobre la inversión de activos de planes de retiro en propiedad localizada en Puerto Rico de la Sección 1081.01(b)(1)(B) del Código para distribuciones totales completadas en o después del 1 de enero de 2011.
e) Aquellos planes de pensión de aportaciones definidas (conocidos en inglés como "money purchase pension plans") que sean convertidos a un plan de participación en las ganancias del patrono (conocidos en inglés como "profit sharíng plans") o aquellos planes de participación en las ganancias del patrono que aumenten el límite en las aportaciones al plan de conformidad con la Sección 1033.09(a)(1)(C) del Código tendrán que adoptar las enmiendas correspondientes para el año del plan de la conversión.
3. Término para Adoptar las Enmiendas
Como regla general, las enmiendas al plan para adoptar los nuevos requisitos de cualificación del Código tienen que ser adoptadas en o antes del último día del primer año del plan comenzado en o después del 1 de enero de 2012. Por ejemplo, en el caso de aquellos planes de retiro que operan mediante un año del plan calendario, las enmiendas tendrán que ser adoptadas no más tarde del 31 de diciembre de 2012.
En el caso de aquellos nuevos requisitos de cualificación del Código sobre los cuales el patrono tiene discreción acerca de la fecha de implementación, tales como el aumento en los límites anuales en aportaciones diferidas provistos en la Sección 1081.01(d)(7) del Código, las enmiendas al plan tienen que ser adoptadas en o antes del último día del año del plan durante el cual el cambio entró en vigor o el último día del primer año del plan comenzado en o después del 1 de enero de 2012, lo que sea más tarde. Por ejemplo, si un plan que incluye un acuerdo de aportaciones en efectivo o diferidas y opera basado en un año del plan calendario le permite a sus participantes de Puerto Rico aumentar la cantidad de sus aportaciones diferidas hasta los nuevos límites provistos en la Sección 1081.01(d)(7) del Código a partir del 1 de enero de 2011, la enmienda del plan a tales efectos deberá ser adoptada no más tarde del 31 de diciembre del 2012.
No obstante lo anterior, en el caso de la conversión de un "money purchase plan" que está sujeto a las disposiciones de la Ley Federal para la Seguridad del Ingreso de Retiro de Empleados de 1974, según enmendada (conocida por sus siglas en inglés como "ERISA") a un "profit sharing plan", la enmiendas a esos efectos pueden estar sujetas a los correspondientes requisitos de ERISA. El Departamento no evaluará ni emitirá determinación administrativa alguna respecto al cumplimiento con los requisitos de ERISA.
4. Procedimiento para Adoptar las Enmiendas
El Departamento no ha establecido requisitos o condiciones algunas respecto al procedimiento o formalidades que un patrono debe seguir para enmendar un plan de retiro cualificado o a ser cualificado en Puerto Rico para adoptar los nuevos requisitos de cualificación del Código. Un patrono puede seguir cualquier procedimiento a esos efectos establecido bajo los términos de su plan de retiro o sus políticas para la aprobación de decisiones corporativas o de negocios. Por ejemplo, los nuevos requisitos de cualificación del Código pueden ser adoptados mediante un documento de enmienda separado del documento oficial del plan (conocido en inglés como un "plan amendment') o una revisión al documento oficial del plan (conocido en inglés como un "plan restatement'). En el caso de aquellos planes establecidos mediante la adopción de un plan prototipo o maestro, los nuevos requisitos de cualificación del Código pueden ser adoptados mediante enmiendas al documento oficial del plan prototipo o maestro o al acuerdo de adopción particular del plan de retiro del patrono participante.
Además, los nuevos requisitos de cualificación del Código pueden ser adoptados mediante referencia a las disposiciones correspondientes del Código y a través de varios documentos preparados en distintas fechas. En el caso de planes de retiro que cubran participantes de Puerto Rico cuyo Fideicomiso esté exento del pago de contribuciones sobre ingresos de los Estados Unidos según las disposiciones de las Secciones 401(a) o 403(b) del Código de Rentas Internas de los Estados Unidos de 1986, según enmendado (Código Federal), los nuevos requisitos de cualificación del Código pueden ser adoptados mediante una enmienda, suplemento o anejo al documento oficial del plan cuyos términos solo son de aplicación a los participantes de Puerto Rico (conocido en inglés como un "Puerto Rico addendum").
B. Solicitud de Cartas de Cualificación del Departamento Respecto a la Cualificación de Planes de Retiro en Puerto Rico
1. Cartas de Cualificación Respecto a la Adopción de los Nuevos Requisitos de Cualificación del Código
a) Necesidad de Radicar la Solicitud
Todos los planes de retiro en Puerto Rico que, a tenor con la Sección II. A.1 de esta carta circular, sean enmendados para adoptar los nuevos requisitos de cualificación del Código tienen que ser radicados con el Departamento para solicitar una carta de cualificación bajo la Sección 1081.01(a) del Código. En el caso de aquellos planes establecidos mediante la adopción de un plan prototipo o maestro, se tendrán que radicar solicitudes separadas para el plan prototipo o maestro y para los planes de cada patrono participante que ha adoptado el plan prototipo o maestro, aun cuando los nuevos requisitos de cualificación del Código sean adoptados mediante enmiendas al documento oficial del plan prototipo o maestro. La entidad que auspicia el plan prototipo o maestro podrá radicar con el Departamento la solicitud de cualificación para los planes de los patronos participantes que han adoptado su plan prototipo o maestro, ya sea mediante radicaciones individuales por plan o radicaciones consolidadas para varios planes.
Aquellos planes de retiro con participantes de Puerto Rico que no sean radicados con el Departamento dentro del término provisto en la Sección II. B.1.b de esta carta circular se considerarán como planes de retiro no cualificados en Puerto Rico, y, por consiguiente, el Fideicomiso no se considerará una organización exenta del pago de contribuciones sobre ingresos para fines de la Sección 1081.01(a) del Código, las aportaciones al Fideicomiso para beneficio de los participantes de Puerto Rico estarán sujetas a las reglas de tributación sobre ingresos de Puerto Rico provistas en la Sección 1081.01(c) del Código, y tales aportaciones solo serán deducibles en la planilla de contribución sobre ingresos del patrono que mantiene o participa en el plan según las reglas de la Sección 1033.09(a)(1)(D) del Código.
No obstante lo anterior, aquellos planes de retiro que previo a la fecha de efectividad de esta carta circular ya hayan sido enmendados para adoptar los nuevos requisitos de cualificación del Código y radicados con el Departamento para solicitar una carta de cualificación inicial bajo la Sección 1081.01(a) del Código no tendrán que ser radicados nuevamente con el Departamento dentro del término provisto en la Sección II. B.1.b de esta carta circular y el contenido de la solicitud y el procedimiento que el Departamento ha de seguir para evaluar la misma se regirá por las reglas y prácticas del Departamento a esos efectos en vigor previo a la fecha de efectividad de esta carta circular.
b) Término para Radicar la Solicitud de Cualificación
Los planes de retiro con participantes de Puerto Rico, según enmendados para adoptar los nuevos requisitos de cualificación del Código, tendrán que ser radicados con el Departamento para solicitar una carta de cualificación bajo la Sección 1081.01(a) del Código en o antes del último día que se disponga en el Subtítulo A del Código para rendir la planilla de contribución sobre ingresos del patrono que mantiene o participa en el plan, incluyendo cualquier prórroga concedida por el Departamento para la radicación de dicha planilla, para el primer año contributivo del patrono comenzado en o después del 1 de enero de 2012. Por ejemplo, en el caso de un plan de retiro mantenido por un patrono cuyo año contributivo es el año calendario, el plan de retiro deberá ser radicado con el Departamento no más tarde del 15 de abril de 2013 o, si el patrono solicita una prórroga automática según la Sección 1061.16(a)(2) del Código, el 15 de julio de 2013.
Aquellos planes de retiro que sean establecidos inicialmente o que comiencen a cubrir participantes de Puerto Rico luego del 1 de enero de 2012, deberán ser radicados con el Departamento en o antes del último día que se disponga en el Subtítulo A del Código para rendir la planilla de contribución sobre ingresos de Puerto Rico del patrono que mantiene o participa en el plan, incluyendo cualquier prórroga concedida por el Departamento para la radicación de dicha planilla, para el año contributivo del patrono durante el cual el plan fue inicialmente establecido o comenzó a cubrir participantes de Puerto Rico, lo que sea más tarde. Por ejemplo, si un patrono cuyo año contributivo es el año calendario establece inicialmente un plan de retiro que cubre participantes de Puerto Rico efectivo el 1 de julio de 2014, el plan de retiro tendrá que ser radicado con el Departamento no más tarde del 15 de abril de 2015 o, si el patrono solicita una prórroga automática, el 15 de julio de 2015.
e) Contenido de la Solicitud
1) Planes de Diseño Individual
En el caso de aquellos planes de retiro establecidos o que operan mediante un documento oficial del plan individual o específico para el plan particular (conocido en inglés como un "índívídually designed plan document') la solicitud de cualificación del plan a ser radicada con el Departamento deberá incluir los siguientes documentos e información:
a. El nombre, número de identificación patronal, dirección postal y número de teléfono del patrono que mantiene el plan (conocido en inglés como el "plan sponsor") y de aquellos otros patronos participantes en el plan que empleen participantes de Puerto Rico (conocido en inglés como los "participating employers").
b. El nombre del plan, año del plan, categoría del plan (e.g., plan de pensión de beneficios definidos o aportaciones definidas, plan de participación en las ganancias con o sin un acuerdo de aportaciones en efectivo o diferidas, y plan de bonificación en acciones), número de identificación patronal del Fideicomiso, y, en el caso de planes de retiro sujetos a ERISA, el número asignado por el patrono al plan para propósitos de la radicación del Formulario Número 5500 del Departamento del Trabajo de los Estados Unidos (conocido en inglés como el "PIN'). Si a la fecha de radicación el patrono ha solicitado pero todavía no ha obtenido el número de identificación patronal del Fideicomiso, se deberá incluir copia del Formulario SS-4 o SS-4(PR) del Servicio de Rentas Internas de los Estados Unidos (I.R.S.) correspondiente.
c. La fecha en que se estableció el plan o, en el caso de un plan cuyo Fideicomiso es una organización exenta en los Estados Unidos, la fecha en que el plan comenzó a cubrir participantes de Puerto Rico.
d. Copia firmada y fechada del documento incorporando al plan los nuevos requisitos de cualificación del Código, ya sea un documento oficial del plan revisado o un documento de enmiendas separado. Las firmas y fechas de adopción del documento incorporando las enmiendas no tienen que estar incluidas en un solo documento. Por ejemplo, es aceptable incluir el documento oficial del plan revisado sin firmas y fechas junto a una copia de la resolución del patrono adoptando dicho documento. En el caso de aquellos planes de retiro que al 31 de diciembre de 2011 no hubiesen solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo las disposiciones del Código-1994, será necesario someter copia del documento oficial del plan aun si los nuevos requisitos de cualificación fueron incorporados al plan mediante un documento de enmiendas separado. Por el contrario, en el caso de aquellos planes de retiro que al 31 de diciembre de 2011 hubiesen solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo las disposiciones del Código-1994 y sean enmendados para adoptar los nuevos requisitos de cualificación del Código mediante un documento de enmiendas separado, sólo será necesario someter dicho documento de enmiendas y no se tendrá que someter copia del documento oficial del plan.
e. En el caso de aquellos planes para los cuales se tenga que someter copia del documento oficial del plan, según dispuesto en el párrafo d., anterior, copia firmada y fechada del documento del Fideicomiso (e.g., la escritura de fideicomiso o el contrato de anualidades). Por ejemplo, el documento del Fideicomiso se tendrá que someter para aquellos planes que adoptaron los nuevos requisitos de cualificación del Código mediante una revisión al documento oficial del plan o que al 31 de diciembre de 2011 no hubiesen solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo las disposiciones del Código-1994.
f. En el caso de aquellos planes que al 31 de diciembre de 2011 hubiesen solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo las disposiciones del Código-1994, copia de la solicitud o carta de cualificación más reciente. Si se somete copia de la carta de cualificación más reciente no será necesario someter copia de la solicitud correspondiente, y si se somete copia de la solicitud no será necesario someter copia de los anejos a la misma.
g. Si el plan está cualificado en los Estados Unidos bajo las disposiciones de la Sección 401(a) del Código Federal, copia de la determinación administrativa del I.R.S. más reciente. Este requisito no será de aplicación a aquellos planes de retiro cuyo Fideicomiso está exento del pago de contribución sobre ingresos de los Estados Unidos según la Sección 403(b) del Código Federal.
h. Copia del documento o documentos mediante el cual se asigna o delega en una o varias personas en particular la responsabilidad de cumplir con las disposiciones de la Sección 1081.01(b) del Código respecto a la retención en el origen de contribuciones sobre ingresos de Puerto Rico en las distribuciones o pagos de beneficios de retiro a los participantes de Puerto Rico y la notificación de tales distribuciones o pagos tanto a los participantes de Puerto Rico como al Departamento. Si el documento oficial del plan o el documento del Fideicomiso contiene reglas a tales efectos, sólo será necesario incluir referencia a la sección, párrafo o página correspondiente de tal documento. Si dichos documentos no atienden este asunto, se deberá incluir copia de un documento aparte mediante el cual se asignan o delegan estas responsabilidades, tales como un acuerdo de servicios de agente pagador con una institución financiera o compañía de administración de planes de retiro, ya sea de Puerto Rico o los Estados Unidos (conocido en inglés como un "paying agent agreement'). En sustitución de la copia del documento asignando o delegando esta responsabilidad, se puede someter copia firmada y fechada de una carta o memorando de la persona que ha asumido tal responsabilidad mediante la cual confirma tal hecho.
i. Si la solicitud de cualificación es radicada por un representante autorizado del patrono que mantiene o participa en el plan, copia firmada y fechada del Formulario del Departamento AS 2745 o AS 2745-A. Este requisito no será de aplicación si la solicitud de cualificación es radicada por un empleado, oficial o director del patrono.
j. Cheque, giro bancario o giro postal para el pago de los cargos por servicios del Departamento, según establecidos en el Reglamento No. 6103 de 25 de febrero de 2000. En particular, en el caso de planes que al 31 de diciembre de 2011 hubiesen solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo el Código- 1994 los cargos por servicio serán: (i) si los nuevos requisitos de cualificación del Código son adoptados mediante una revisión al documento oficial del plan y el patrono que mantiene el plan es un individuo que trabaja por cuenta propia según definido en la Sección 1081.01(e)(1)(B) del Código, $750, (ii) si los nuevos requisitos de cualificación del Código son adoptados mediante una revisión al documento oficial del plan y el patrono que mantiene el plan no es un individuo que trabaja por cuenta propia, $1,500, y (iii) si los nuevos requisitos de cualificación del Código son adoptados mediante un documento de enmienda separado, $350. En el caso de planes que al 31 de diciembre de 2011 no hubiesen solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo el Código-1994, los cargos por servicio serán: (i) si el patrono que mantiene el plan es un individuo que trabaja por cuenta propia, $750, y (ii) si el patrono que mantiene el plan no es un individuo que trabaja por cuenta propia, $1500, aun si los nuevos requisitos de cualificación del Código son adoptados mediante un documento de enmienda separado. Si el patrono solicita que la carta de cualificación sea efectiva a años del plan cubiertos bajo las disposiciones del Código-1994 (conocido como una cualificación retroactiva) aplicará un cargo por servicio adicional de $350.
k. Si el patrono que mantiene o participa en el plan es miembro de un grupo de entidades o personas relacionadas según las disposiciones de la Sección 1081.01(a)(14) del Código, una descripción de aquellos miembros del grupo que empleen participantes de Puerto Rico, incluyendo su nombre y número de identificación patronal, la relación entre los miembros, y si sus empleados participan en el plan u otro plan de retiro cualificado en Puerto Rico.
l. El número de participantes de Puerto Rico en el plan al comienzo del año del plan durante el cual el plan se radicó con el Departamento.
m. Si al momento de la radicación el plan o el Fideicomiso es objeto de un examen o auditoría por parte del Departamento, el I.R.S. o el Departamento del Trabajo de los Estados Unidos, una descripción de los detalles de tal examen o auditoría.
n. Una descripción de los requisitos de elegibilidad para participación en el plan y la fórmula de beneficios o aportaciones bajo el plan aplicables a los participantes de Puerto Rico. Esta información se puede proveer mediante referencia a las secciones, párrafos o páginas correspondiente del documento oficial del plan o documento del Fideicomiso.
o. Si los nuevos requisitos de cualificación del Código fueron adoptados mediante una revisión del documento oficial del plan, referencia a las secciones, párrafos o páginas correspondientes del documento oficial del plan donde se incorporan tales requisitos.
p. Una descripción o cálculo de cómo el plan cumple con la prueba de cubierta mínima de la Sección 1081.01(a)(3) del Código para el año del plan inmediatamente anterior a la fecha en la que el plan se radicó con el Departamento. En el caso de planes de nueva creación, esta descripción o cálculo estará basado en información a una fecha dentro del año del plan durante el cual el plan es radicado con el Departamento. Si el patrono solicita una cualificación retroactiva, también se deberá incluir una descripción o cálculo basado en información a una fecha dentro del año del plan para el cual la carta de cualificación ha de ser efectiva.
2) Planes Establecidos Mediante Adopción de un Plan Prototipo o Maestro
a. Planes Cualificados bajo el Código-1994 y sin Enmiendas al Acuerdo de Adopción
En el caso de aquellos planes de retiro establecidos o que operan mediante la adopción de un plan prototipo o maestro que al 31 de diciembre de 2011 ya hubiesen solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo las disposiciones del Código-1994 y que adopten los nuevos requisitos de cualificación exclusivamente mediante enmiendas al documento oficial del plan prototipo o maestro, la solicitud de cualificación del plan a ser radicada con el Departamento deberá incluir los siguientes documentos e información:
1. El nombre, número de identificación patronal, dirección postal y número de teléfono del patrono que mantiene el plan y de aquellos otros patronos participantes en el plan que empleen participantes de Puerto Rico.
2. El nombre del plan, año del plan, categoría del plan, número de identificación patronal del Fideicomiso, y, en el caso de planes de retiro sujetos a ERISA, el PIN.
3. Copia de la solicitud o carta de cualificación más reciente. Si se somete copia de la carta de cualificación más reciente no será necesario someter copia de la solicitud correspondiente, y si se somete copia de la solicitud no será necesario someter copia de los anejos a la misma.
4. Copia del documento o documentos mediante el cual se asigna o delega en una o varias personas en particular la responsabilidad de cumplir con las disposiciones de la Sección 1081.01(b) del Código respecto a la retención en el origen de contribuciones sobre ingresos de Puerto Rico en las distribuciones o pagos de beneficios de retiro a los participantes de Puerto Rico y la notificación de tales distribuciones o pagos tanto a los participantes de Puerto Rico como al Departamento. Si el documento oficial del plan prototipo o maestro, el acuerdo de adopción o el documento del Fideicomiso contiene reglas a tales efectos, sólo será necesario incluir referencia a la sección, párrafo o página correspondiente de tal documento. Si dichos documentos no atienden este asunto, se deberá incluir copia de un documento aparte mediante el cual se asignan o delegan estas responsabilidades, tales como un acuerdo de servicios de agente pagador con una institución financiera o compañía de administración de planes de retiro, ya sea de Puerto Rico o los Estados Unidos. En sustitución de la copia del documento asignando o delegando esta responsabilidad, se puede someter copia firmada y fechada de una carta o memorando de la persona que ha asumido tal responsabilidad mediante la cual confirma tal hecho.
5. Si la solicitud de cualificación es radicada por un representante autorizado del patrono que mantiene o participa en el plan, copia firmada y fechada del Formulario del Departamento AS 2745 o AS 2745-A. Este requisito no será de aplicación si la solicitud de cualificación es radicada por un empleado, oficial o director del patrono o de la entidad que auspicia el plan prototipo o maestro adoptado por el plan.
6. Cheque, giro bancario o giro postal para el pago de los cargos por servicios del Departamento, según establecidos en el Reglamento No. 6103 de 25 de febrero de 2000, que en este caso serán $350.
7. Si el patrono que mantiene o participa en el plan es miembro de un grupo de entidades o personas relacionadas según las disposiciones de la Sección 1081.01(a)(14) del Código, una descripción de aquellos miembros del grupo que empleen participantes de Puerto Rico, incluyendo su nombre y número de identificación patronal, la relación entre los miembros, y si sus empleados participan en el plan u otro plan de retiro cualificado en Puerto Rico.
8. El número de participantes de Puerto Rico en el plan al comienzo del año del plan durante el cual el plan se radicó con el Departamento.
9. Si al momento de la radicación el plan o, en el caso de planes que han adoptado un plan prototipo, el Fideicomiso es objeto de un examen o auditoría por parte del Departamento, el I.R.S. o el Departamento del Trabajo de los Estados Unidos, una descripción de los detalles de tal examen o auditoría
b. Planes No Cualificados bajo el Código-1994 o con Enmiendas al Acuerdo de Adopción
En el caso de aquellos planes de retiro establecidos o que operan mediante la adopción de un plan prototipo o maestro que al 31 de diciembre de 2011 no hubiesen solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo las disposiciones del Código-1994 o que adopten los nuevos requisitos de cualificación total o parcialmente mediante enmiendas al acuerdo de adopción, la solicitud de cualificación del plan a ser radicada con el Departamento deberá incluir los siguientes documentos e información:
1. El nombre, número de identificación patronal, dirección postal y número de teléfono del patrono que mantiene el plan y de aquellos otros patronos participantes en el plan que empleen participantes de Puerto Rico.
2. El nombre del plan, año del plan, categoría del plan, número de identificación patronal del Fideicomiso, y, en el caso de planes de retiro sujetos a ERISA, el PIN.
3. La fecha en que se estableció el plan o, en el caso de un plan cuyo Fideicomiso es una organización exenta en los Estados Unidos, la fecha en que el plan comenzó a cubrir participantes de Puerto Rico.
4. Copia firmada y fechada del acuerdo de adopción.
5. Si al 31 de diciembre de 2011 ni el plan particular del patrono participante ni el plan prototipo o maestro adoptado por el plan han solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo el Código-1994, copia del documento oficial · del plan prototipo o maestro, el documento de Fideicomiso y, si los nuevos requisitos de cualificación del Código fueron adoptados mediante un documento de enmienda separado, copia del documento de enmienda.
6. En el caso de aquellos planes que al 31 de diciembre de 2011 hubiesen solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo las disposiciones del Código-1994, copia de la solicitud o carta de cualificación más reciente. Si se somete copia de la carta de cualificación más reciente no será necesario someter copia de la solicitud correspondiente, y si se somete copia de la solicitud no será necesario someter copia de los anejos a la misma.
7. Si el plan está cualificado en los Estados Unidos bajo las disposiciones de la Sección 401(a) del Código Federal, copia de la determinación administrativa del I.RS. más reciente.
8. Copia del documento o documentos mediante el cual se asigna o delega en una o varias personas en particular la responsabilidad de cumplir con las disposiciones de la Sección 1081.01(b) del Código respecto a la retención en el origen de contribuciones sobre ingresos de Puerto Rico en las distribuciones o pagos de beneficios de retiro a los participantes de Puerto Rico y la notificación de tales distribuciones o pagos tanto a los participantes de Puerto Rico como al Departamento. Si el documento oficial del plan prototipo o maestro, el acuerdo de adopción o el documento del Fideicomiso contiene reglas a tales efectos, sólo será necesario incluir referencia a la sección, párrafo o página correspondiente de tal documento. Si dichos documentos no atienden este asunto, se deberá incluir copia de un documento aparte mediante el cual se asignan o delegan estas responsabilidades, tales como un acuerdo de servicios de agente pagador con una institución financiera o compañía de administración de planes de retiro. En sustitución de la copia del documento asignando o delegando esta responsabilidad, se puede someter copia firmada y fechada de una carta o memorando de la persona que ha asumido tal responsabilidad mediante la cual confirma tal hecho.
9. Si la solicitud de cualificación es radicada por un representante autorizado del patrono, copia firmada y fechada del Formulario del Departamento AS 2745 o AS 2745-A. Este requisito no será de aplicación si la solicitud de cualificación es radicada por un empleado, oficial o director del patrono o de la entidad que auspicia el plan prototipo o maestro adoptado por el plan.
10. Cheque, giro bancario o giro postal para el pago de los cargos por servicios del Departamento, según establecidos en el Reglamento No. 6103 de 25 de febrero de 2000. En particular, en el caso de planes que al 31 de diciembre de 2011 hubiesen solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo el Código-1994, los cargos por servicio serán $350. En el caso de planes que al 31 de diciembre de 2011 no hubiesen solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo el Código-1994, los cargos por servicio serán: (i) si el patrono que mantiene el plan es un individuo que trabaja por cuenta propia, $500 si ha adoptado un plan prototipo o $400 si ha adoptado un plan maestro, o (ii) si el patrono que mantiene el plan no es un individuo que trabaja por cuenta propia, $1,000 si ha adoptado un plan prototipo o $800 si ha adoptado un plan maestro. Si al 31 de diciembre de 2011 ni el plan del patrono participante ni el plan prototipo o maestro adoptado por tal plan han solicitado u obtenido una carta de cualificación bajo el Código-1994, los cargos por servicios serán $1,500. Si el patrono solicita una cualificación retroactiva aplicará un cargo por servicio adicional de $350.
11. Si el patrono que mantiene o participa en el plan es miembro de un grupo de entidades o personas relacionadas según las disposiciones de la Sección 1081.01(a)(14) del Código, una descripción de aquellos miembros del grupo que empleen participantes de Puerto Rico, incluyendo su nombre y número de identificación patronal, la relación entre los miembros, y si sus empleados participan en el plan u otro plan de retiro cualificado en Puerto Rico.
12. El número de participantes de Puerto Rico en el plan al comienzo del año del plan durante el cual el plan se radicó con el Departamento.
13. Si al momento de la radicación el plan o, en el caso de planes que han adoptado un plan prototipo, el Fideicomiso es objeto de un examen o auditoria por parte del Departamento, el I.R.S. o el Departamento del Trabajo de los Estados Unidos, una descripción de los detalles de tal examen o auditoria.
14. Una descripción de los requisitos de elegibilidad para participación en el plan y la fórmula de beneficios o aportaciones bajo el plan aplicables a los participantes de Puerto Rico. Esta información se puede proveer mediante referencia a las secciones, párrafos o páginas correspondiente del documento oficial del plan prototipo o maestro, acuerdo de adopción, o documento del Fideicomiso.
15. Una descripción o cálculo de cómo el plan cumple con la prueba de cubierta mínima de la Sección 1081.01(a)(3) del Código para el año del plan inmediatamente anterior a la fecha en la que el plan se radicó con el Departamento. En el caso de planes de nueva creación, esta descripción o cálculo estará basado en información a una fecha dentro del año plan durante el cual es radicado con el Departamento. Si el patrono solicita una cualificación retroactiva, también se deberá incluir una descripción o cálculo basado en información a una fecha dentro del año del plan para el cual la carta de cualificación ha de ser efectiva.
16. En el caso de aquellos planes que adopten los nuevos requisitos de cualificación total o parcialmente mediante enmiendas al acuerdo de adopción, referencia a las secciones, párrafos o páginas del acuerdo de adopción donde se adoptan tales requisitos.
d) Dirección para Radicar la Solicitud
La solicitud de cualificación deberá ser sometida personalmente o enviada por correo a las siguientes direcciones:
1) Radicación Personal
Departamento de Hacienda de Puerto Rico Secretaría Auxiliar de Rentas Internas Oficina 620
Edificio Intendente Ramírez
Paseo Covadonga #10
San Juan, Puerto Rico
2) Radicación por Correo
Departamento de Hacienda de Puerto Rico
Secretaría Auxiliar de Rentas Internas
Oficina 620
P.O. Box 9024140
San Juan, PR 00902-4140
2. Cartas de Cualificación Posteriores a la Adopción de los Nuevos
Requisitos de Cualificación del Código
a) Necesidad de Radicar la Solicitud
Las cartas de cualificación del Departamento respecto a la adopción de los nuevos requisitos de cualificación del Código permanecerán en vigor, y el patrono no tendrá que solicitar una nueva carta de cualificación, mientras: (i) el documento oficial del plan no sea revisado (i.e., un "plan restatement"), o (ii) el plan no sea enmendado parcialmente mediante un documento de enmiendas separado (i.e., un "plan amendment") para modificar aquellas disposiciones del plan que pueden impactar de manera significativa su cumplimiento con las reglas de cualificación de la Sección 1081.01(a) del Código (las "enmiendas de cualificación"). Por ejemplo, si durante el 2012 un plan de retiro solicita y obtiene una carta de cualificación respecto a la adopción de los nuevos requisitos de cualificación del Código y posterior a ello el documento oficial del plan no es revisado y no se adoptan enmiendas de cualificación al plan por los próximos diez años, la carta de cualificación permanecerá en vigor y el plan no tendrá que volver a ser radicado con el Departamento durante esos diez años.
En el caso de aquellos planes establecidos mediante la adopción de un plan prototipo o maestro, si las enmiendas de cualificación son adoptadas exclusivamente mediante la revisión o cambios al documento oficial del plan prototipo o maestro, la entidad que auspicia el plan prototipo o maestro tendrá que solicitar una nueva carta de cualificación respecto al plan prototipo o maestro, pero los patronos participantes no tendrán que solicitar una nueva carta de cualificación respecto a sus planes particulares.
Para estos efectos, el término "enmiendas de cualificación" se limita a las siguientes modificaciones a un plan de retiro cualificado en Puerto Rico.
1) Enmiendas para incorporar cambios futuros a los requisitos de cualificación de la Sección 1081.01(a) del Código.
2) Cambios a las reglas de elegibilidad para participación en el plan aplicables a los participantes de Puerto Rico.
3) Cambios a la fórmula para el cálculo de los beneficios bajo el plan de los participantes de Puerto Rico o la distribución de las aportaciones al plan entre las cuentas de los participantes de Puerto Rico (conocido en inglés como el "allocation formula").
4) Añadir o remover patronos participantes en el plan que empleen participantes de Puerto Rico.
5) Cambios a las reglas del plan respecto a la aplicación o corrección de las pruebas de discrimen de las Secciones 1081.01(a)(3), 1081.01(a)(4) o 1081.01(d)(3) del Código.
6) La concesión de créditos por servicio a participantes de Puerto Rico por años de servicio con otro patrono para fines de la participación en el plan o el cálculo de beneficios o aportaciones al plan.
7) La terminación de aportaciones al plan.
8) La fusión, congelación o terminación del plan.
9) La sustitución del administrador del plan, el fiduciario del Fideicomiso o el agente pagador de beneficios bajo el plan a los participantes de Puerto Rico.
10) La sustitución del auspiciador del plan prototipo o maestro adoptado por el plan.
Por el contrario, si un plan de retiro cualificado en Puerto Rico es enmendado para adoptar enmiendas que no son de cualificación, el plan no tiene que volver a ser sometido con el Departamento para solicitar carta de cualificación bajo el Código. Entre otras, las enmiendas que no son de cualificación incluyen:
1) Enmiendas para incorporar cambios futuros a las reglas de cualificación del Código Federal o a las reglas de ERISA.
2) Cambios a los procedimientos administrativos del plan.
3) Cambios a las reglas para el manejo de reclamaciones de beneficios bajo el plan.
4) Cambios a la fórmula para la adquisición de derechos adquiridos a los beneficios o aportaciones al plan.
5) Añadir, eliminar o cambiar un programa de préstamos a los participantes de plan, las alternativas de inversión disponibles bajo el plan, el tipo de aportaciones al plan o una ventana de retiro temprano.
6) Cambios a las fórmulas de beneficios o distribución de aportaciones al plan que no son de aplicación a los participantes de Puerto Rico.
7) La inclusión o remoción de patronos participantes en el plan que no empleen participantes de Puerto Rico.
Aquellos planes de retiro con participantes de Puerto Rico cuyo documento oficial del plan sea revisado o que adopten enmiendas de cualificación y no sean radicados con el Departamento para obtener una nueva carta de cualificación bajo el Código dentro del término provisto en la Sección II.B.2.b de esta carta circular se consideraran como planes de retiro no cualificados en Puerto Rico, y, por consiguiente, el Fideicomiso no se considerará una organización exenta del pago de contribuciones sobre ingresos para fines de la Sección 1081.01(a) del Código, las aportaciones al Fideicomiso para beneficio de los participantes de Puerto Rico estarán sujetas a las reglas de tributación sobre ingresos provistas en la Sección 1081.01(c) del Código, y tales aportaciones sólo serán deducibles en la planilla de contribución sobre ingresos del patrono que mantiene o participa el plan según las reglas de la Sección 1033.09(a)(1)(D) del Código.
b) Término para Radicar la Solicitud de Cualificación
Si el documento oficial de un plan de retiro calificado en Puerto Rico es revisado o el plan es enmendado para adoptar enmiendas de cualificación, el plan deberá ser radicado con el Departamento para obtener una nueva carta de cualificación en o antes del último día que se disponga en el Subtítulo A del Código para rendir la planilla de contribución sobre ingresos del patrono que mantiene o participa en el plan, incluyendo cualquier prórroga concedida por el Departamento para la radicación de dicha planilla, para el año contributivo del patrono durante el cual terminó el año del plan en el cual la revisión total de documento del plan o la enmienda material entró en vigor. Por ejemplo, en el caso de un plan de retiro que opera mediante un año del plan calendario, es mantenido por un patrono cuyo año contributivo también es el año calendario, y el documento oficial del plan es revisado efectivo el 1 de enero de 2015, el plan de retiro deberá ser radicado con el Departamento para solicitar una nueva carta de cualificación bajo el Código no más tarde del 15 de abril de 2016 o, si el patrono solicita una prórroga automática, el 15 de julio de 2016. Si, por el contrario, el año contributivo del patrono termina el 30 de junio, el plan deberá ser radicado con el Departamento no más tarde del 15 de octubre de 2016 o, si el patrono solicita una enmienda automática, el 15 de enero de 2017.
e) Contenido de la Solicitud
1) Planes de Diseño Individual
En el caso de aquellos planes de retiro establecidos o que operan mediante un documento oficial del plan individual o específico para el plan particular, la solicitud de cualificación del plan a ser radicada con el Departamento deberá incluir los siguientes documentos e información:
a. El nombre, número de identificación patronal, dirección postal y número de teléfono del patrono que mantiene el plan y de aquellos otros patronos participantes en el plan que empleen participantes de Puerto Rico.
b. El nombre del plan, año del plan, categoría del plan, número de identificación patronal del Fideicomiso, y en el caso de planes de retiro sujetos a ERISA, el PIN.
c. La fecha en que se estableció el plan o, en el caso de un plan cuyo Fideicomiso es una organización exenta en los Estados Unidos, la fecha en que el plan comenzó a cubrir participantes de Puerto Rico.
d. Copia firmada y fechada del documento oficial del plan revisado o el documento de enmienda. En el caso que se someta un documento oficial del plan revisado, referencia a las secciones, párrafos o páginas correspondientes del documento adoptando las enmienda de cualificación.
e. Copia de la carta de cualificación bajo el Código más reciente.
f. Si el plan está cualificado en los Estados Unidos bajo las disposiciones de la Sección 401(a) del Código Federal, copia de la determinación administrativa del I.R.S. más reciente.
g. Si la solicitud de cualificación es radicada por un representante autorizado del patrono, copia firmada y fechada del Formulario del Departamento AS 2745 o AS 2745-A. Este requisito no será de aplicación si la solicitud de cualificación es radicada por un empleado, oficial o director del patrono que mantiene o participa en el plan.
h. Cheque, giro bancario o giro postal para al pago de los cargos por servicios del Departamento, según establecidos en el reglamento del Departamento en vigor al momento de la radicación.
i. Si el patrono que mantiene o participa en el plan es miembro de un grupo de entidades o personas relacionadas según las disposiciones de la Sección 1081.01(a)(14) del Código, una descripción de aquellos miembros del grupo que empleen participantes de Puerto Rico, incluyendo su nombre y número de identificación patronal, la relación entre los miembros, y si sus empleados participan en el plan u otro plan de retiro cualificado en Puerto Rico.
j. El número de participantes de Puerto Rico en el plan al comienzo del año del plan durante el cual el plan se radicó con el Departamento.
k. Si al momento de la radicación el plan o el Fideicomiso es objeto de un examen o auditoria por parte del Departamento, el I.R.S. o el Departamento del Trabajo de los Estados Unidos, una descripción de los detalles de tal examen o auditoria.
l. Una descripción de los requisitos de elegibilidad para participación en el plan y la fórmula de beneficios o aportaciones bajo el plan aplicables a los participantes de Puerto Rico. Esta información se puede proveer mediante referencia a las secciones, párrafos o páginas correspondiente del documento oficial del plan o documento del Fideicomiso.
m. Una descripción o cálculo de cómo el plan cumple con la prueba de cubierta mínima de la Sección 1081.01(a)(3) del Código para el año del plan inmediatamente anterior a la fecha en la que el plan se radicó con el Departamento.
2) Planes Establecidos Mediante de Adopción de un Plan Prototipo o Maestro
En el caso de aquellos planes de retiro establecidos o que operan mediante la adopción de un plan prototipo y las enmiendas de cualificación sean adoptadas total o parcialmente mediante una enmienda al acuerdo de adopción, la solicitud de cualificación del plan a ser radicada con el Departamento deberá incluir los siguientes documentos e información:
a. El nombre, número de identificación patronal, dirección postal y número de teléfono del patrono que mantiene el plan y de aquellos otros patronos participantes en el plan que empleen participantes de Puerto Rico.
b. El nombre del plan, año del plan, categoría del plan, número de identificación patronal del Fideicomiso, y en el caso de planes de retiro sujetos a ERISA, el PIN.
c. La fecha en que se estableció el plan o, en el caso de un plan cuyo Fideicomiso es una organización exenta en los Estados Unidos, la fecha en que el plan comenzó a cubrir participantes de Puerto Rico.
d. Copia firmada y fechada de la enmienda al acuerdo de adopción del plan prototipo o maestro, y referencia a las secciones, párrafos o páginas del acuerdo de adopción adoptando las enmiendas de cualificación.
e. Copia de la carta de cualificación bajo el Código más reciente.
f. Si el plan está cualificado en los Estados Unidos bajo las disposiciones de la Sección 401(a) del Código Federal, copia de la determinación administrativa del IRS más reciente.
g. Si la solicitud de cualificación es radicada por un representante autorizado del patrono, copia firmada y fechada del Formulario del Departamento AS 2745 o AS 2745-A. Este requisito no será de aplicación si la solicitud de cualificación es radicada por un empleado, oficial o director del patrono o de la entidad que auspicia el plan prototipo o maestro adoptado por el plan.
h. Cheque, giro bancario o giro postal para al pago de los cargos por servicios del Departamento, según establecidos en el reglamento del Departamento en vigor al momento de la radicación.
i. Si el patrono que mantiene o participa en el plan es miembro de un grupo de entidades o personas relacionadas según las disposiciones de la Sección 1081.01(a)(14) del Código, una descripción de aquellos miembros del grupo que empleen participantes de Puerto Rico, incluyendo su nombre y número de identificación patronal, la relación entre los miembros, y si sus empleados participan en el plan u otro plan de retiro cualificado en Puerto Rico.
j. El número de participantes de Puerto Rico en el plan al comienzo del año del plan durante el cual el plan se radicó con el Departamento.
k. Si al momento de la radicación el plan o, en el caso de planes que han adoptado un plan prototipo, el Fideicomiso es objeto de un examen o auditoría por parte del Departamento, el I.R.S. o el Departamento del Trabajo de los Estados Unidos, una descripción de los detalles de tal examen o auditoría.
l. Una descripción de los requisitos de elegibilidad para participación en el plan y la fórmula de beneficios o aportaciones bajo el plan aplicable a los participantes de Puerto Rico. Esta información se puede proveer mediante referencia a las secciones, párrafos o páginas correspondiente del documento oficial del plan prototipo o maestro, acuerdo de adopción o documento del Fideicomiso.
m. Una descripción o cálculo de como el plan cumple con la prueba de cubierta mínima de la Sección 1081.01(a)(3) del Código para el año del plan inmediatamente anterior a la fecha en la que el plan se radicó con el Departamento.
III. VIGENCIA
Las disposiciones de esta Carta Circular son efectivas el 1 de enero del 2012. Para información adicional relacionada a las disposiciones de esta Carta Circular, pueden comunicarse al Negociado de Servicio al Contribuyente a través del (787) 722-0216 o del correo electrónico infoserv@hacienda.pr.gov
En Hacienda estamos para servirle.
Cordialmente,
Jesús F. Méndez Rodríguez