I. Exposición de Motivos
A partir del 31 de octubre de 2016, el Departamento de Hacienda (“Departamento”) contará con un nuevo sistema electrónico, conocido como Sistema Unificado de Rentas Internas (“SURI”). SURI es la nueva herramienta tecnológica con la que cuenta el Departamento para integrar y agilizar la administración de los impuestos. Una vez esté completamente implementado, SURI unificará todos los sistemas de impuestos que actualmente tiene el Departamento, incluyendo los sistemas para el manejo del Impuesto sobre Ventas y Uso (“IVU”), la contribución sobre ingresos, los arbitrios, licencias, entre otros.
Como parte de la transición a SURI, los Certificados de Registro de Comerciantes emitidos de conformidad con las disposiciones de la Sección 4060.01 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado (en adelante el “Código”) deberán ser actualizados y nuevos certificados serán emitidos a través de SURI con nuevas características.
Además, el Departamento introducirá un nuevo Certificado de Registro de Comerciantes Provisional (en adelante “Certificado Provisional”) dirigido a aquellos futuros comerciantes que deseen iniciar los trámites de negocios que requieran un Certificado de Registro de Comerciantes, pero que no comenzarán operaciones comerciales formales por un periodo no menor de treinta (30) días pero no mayor de seis (6) meses, a partir de la fecha en que presente su solicitud.
El Departamento emite esta Carta Circular con el propósito de: (1) proveer información sobre la nueva herramienta tecnológica SURI del Departamento; (2) describir los cambios al Certificado de Registro de Comerciantes; (3) establecer el proceso de actualización del Registro de Comerciante para los comerciantes registrados previo al 15 de octubre de 2016; (4) definir el proceso de registro para los nuevos comerciantes; y (5) establecer el procedimiento para solicitar el nuevo Certificado Provisional.
II. Discusión
A. Sistema Unificado de Rentas Internas (SURI)
La implementación de SURI tiene como objetivos principales:(1) mejorar la experiencia de servicio a los contribuyentes, (2) aumentar la eficiencia operacional al integrar las principales plataformas y sistemas que manejan las operaciones del Departamento y (3) obtener una visión integrada del contribuyente como herramienta principal de fiscalización. El plan de implementación se ha trazado basado en los tipos contributivos y se espera se complete en el transcurso de tres años.
En la primera fase se implementarán todas las funciones relacionadas con el IVU y se fusionarán los sistemas que actualmente interactúan para el manejo de dicho impuesto, incluyendo el Sistema de Radicación y Pago de la Planilla Mensual del Impuesto Sobre Ventas Y Uso (ivu.hacienda.gobierno.pr) y, el Portal Integrado del Comerciante-PICO (comerciantes.hacienda.pr.gov). SURI permitirá a los ciudadanos y comerciantes reportar las transacciones relacionadas al IVU desde cualquier lugar utilizando cualquier dispositivo electrónico inteligente con acceso a internet (computadora, Tablet, iPads, celular, iPhone). A través de la página web de SURI se podrán realizar, entre otras, las siguientes transacciones de manera electrónica:
- consultar, actualizar, modificar sus cuentas;
- radicar o enmendar la Declaración de Importación, la Planilla Mensual de Importaciones y la Planilla Mensual de Impuesto sobre Ventas y Uso, incluyendo periodos anteriores;
- realizar pagos de deuda y pagos asociados a declaraciones y planillas;
- solicitudes nuevas de Registro de Comerciante, cambios, cese de localidades;
- solicitudes electrónicas de Certificados de Exención de Planta Manufacturera, Certificado de Revendedor Elegible y el Certificado de Revendedor y Exención de IVU Municipal;
- reclamaciones, entre otras.
Uno de los cambios más significativos con la llegada de SURI es la introducción de un nuevo Certificado de Registro de Comerciantes, el cual incluye la actualización de los Códigos del Sistema Norteamericano de Clasificación de Industrias (“NAICS” por sus siglas en Inglés) de acuerdo a la lista más reciente correspondiente al año 2012.
B. Cambios al Certificado de Registro de Comerciantes
El nuevo formato del Certificado de Registro de Comerciantes (en adelante “Certificado” o “Certificado de Registro de Comerciantes”) contiene varios cambios significativos que listamos a continuación:
1. Tamaño y Emisión: El Certificado será en papel tamaño carta (8 1/2 x 11) con un arte gráfico de fondo. El Certificado será emitido de forma electrónica y puesto a disposición de forma inmediata en la cuenta del comerciante en SURI una vez procesada la solicitud de registro.
2. Contenido: El Certificado contendrá la información básica del comerciante, tales como el nombre legal y el nombre comercial de la localidad. El número de Registro de Comerciante asignado a la localidad se seguirá mostrando, pero a un tamaño mayor para mejor visibilidad.
3. Seguridad: Se introducen nuevas funcionalidades de seguridad para corroborar la validez del documento.
4. Código NAICS y Descripción Actividad Comercial: SURI tiene la capacidad de manejar varios Códigos NAICS asociados a una misma localidad. Con SURI el comerciante podrá incluir todas las actividades comerciales que lleve a cabo en una localidad, en cuyo caso se le solicitará que identifique la actividad principal entre todas las informadas. Ya no será necesario poseer múltiples certificados para una misma localidad por razón de llevar a cabo diferentes actividades comerciales. Además, aprovechamos esta coyuntura para actualizar y utilizar la lista oficial de los Códigos NAICS del año 2012 a cinco dígitos, ofreciendo una descripción más precisa y actualizada de las diferentes actividades comerciales.
5. Vigencia: Todo Certificado que se emita a comerciantes nuevos o existentes, tendrá un periodo de vigencia limitado con el propósito de mantener actualizados los datos de los comerciantes. Los nuevos Certificados tendrán un periodo de vigencia de dos (2) años. La determinación de la fecha de expiración y renovación será igual a la fórmula utilizada para la vigencia de las licencias de Rentas Internas. Una vez transcurrido el periodo de dos (2) años, el comerciante deberá radicar una solicitud de renovación conforme a los procedimientos que establezca el Secretario de Hacienda.
El Certificado continuará indicando si el comerciante es agente retenedor o no retenedor, conforme a las disposiciones del Subtítulo D del Código y su Reglamento. Todo comerciante que se considere agente retenedor tendrá la obligación de radicar la Planilla Mensual de Impuesto sobre Ventas y Uso a través de SURI y remitir el pago correspondiente al Departamento conforme a su responsabilidad contributiva.
C. Proceso de actualización del Registro y obtención del nuevo Certificado de Registro de Comerciantes- Comerciantes Registrados
A partir del 15 de octubre de 2016, todo comerciante registrado en el Departamento tendrá acceso al proceso de actualización de su Registro de Comerciante a través de SURI. El proceso de actualización deberá realizarse en o antes del 20 de noviembre de 2016, fecha límite para radicar la primera Planilla Mensual de Impuesto de Ventas y Uso en SURI, correspondiente al mes de octubre de 2016.
No obstante, aquellos comerciantes que sean importadores deberán actualizar su registro en SURI en o antes del 10 de noviembre de 2016, fecha límite para radicar la primera Planilla Mensual de Impuesto sobre Importaciones. Todo comerciante que tenga mercancía para declarar a partir del 31 de octubre de 2016, deberá actualizar su registro en SURI, en o antes de dicha fecha para poder radicar su declaración.
Como parte del proceso de actualización, la información que actualmente está registrada en los sistemas del Departamento será transferida automáticamente a SURI al momento en que el comerciante se registre en la nueva plataforma. En aquellos casos en que el comerciante tenga varias localidades con una misma dirección física, se le solicitará que consolide las mismas durante el proceso de actualización de su Registro de Comerciante; SURI no permitirá el registro de múltiples localidades con una misma dirección física. Por otro lado, SURI permitirá registrar múltiples códigos NAICS asociados a una misma localidad, de manera que se podrán registrar múltiples actividades comerciales bajo una misma localidad.
i. Comerciantes registrados que tienen cuenta en PICO
Aquellos comerciantes que posean un Certificado activo y tengan una cuenta en PICO, deberán acceder a SURI a partir del 15 de octubre de 2016, a través de la página del Departamento www.hacienda.pr.gov, oprimiendo el logo de SURI. Una vez haya accedido a SURI, deberá ofrecer su información de usuario y contraseña de PICO para facilitar la transferencia de los datos relacionados a su registro y validar o modificar cualquier información relacionada a su cuenta. Como parte de este proceso de actualización, el comerciante deberá contestar preguntas adicionales para completar el nuevo registro de comerciantes en SURI.
Los representantes o agentes autorizados de un comerciante activo en PICO con privilegios de administrador podrán completar el proceso de actualización del Registro de Comerciante en representación de su cliente en SURI. En estos casos debe seleccionar el tipo de solicitud de registro que lo describe como Representante o Agente Autorizado.
ii. Comerciantes registrados que no tienen cuenta en PICO
Aquellos comerciantes que posean un Certificado activo pero que no tengan una cuenta en PICO podrán acceder al portal de SURI a partir del 15 de octubre de 2016, a través de la página del Departamento www.hacienda.pr.gov, oprimiendo el logo de SURI. Una vez haya accedido al registro en SURI, deberá proveer su número de Registro de Comerciante de su localidad base y el código de acceso (PIN) asociado a dicho registro para facilitar la transferencia de los datos relacionados a su registro y validar o modificar cualquier información relacionada a su cuenta. Como parte del proceso de actualización, el comerciante deberá contestar preguntas adicionales para completar el nuevo registro de comerciantes en SURI. Si el negocio tiene varias localidades, el comerciante tendrá que identificar separadamente cada una de dichas localidades en su registro siguiendo las reglas descritas anteriormente sobre localidad física.
Cabe recalcar que el proceso de actualización del Registro de Comerciante es compulsorio y le aplica a todo comerciante, tanto aquellos clasificados como agentes retenedores como aquellos que están clasificados como agentes no retenedores para propósitos del IVU.
Al finalizar el proceso de actualización del Registro de Comerciante, se le mostrará un mensaje de confirmación de su registro que incluirá un código. Este código deberá ser provisto a un representante del Departamento en caso de que tenga preguntas o inquietudes relacionadas a su registro. Una vez la solicitud haya sido procesada, recibirá un correo electrónico con las instrucciones para iniciar la sesión en SURI.
Los comerciantes podrán acceder a SURI después que se complete el proceso de conversión el 31 octubre de 2016. Una vez haya accedido a SURI, el comerciante podrá imprimir su nuevo Certificado de Registro de Comerciantes. El Certificado deberá colocarse en un lugar visible al público en general, de acuerdo con la Sección 4060.02 del Código.
Cualquier comerciante que incumpla con el requisito de actualización del Registro de Comerciante, estará sujeto a una penalidad de $500 de acuerdo a la Sección 6046.03(e) del Código. Además, aquellos comerciantes que incumplan con el proceso de actualización no podrán radicar una Declaración de Importación, la Planilla Mensual de Importaciones o la Planilla Mensual del Impuesto sobre Ventas y Uso, por lo que además, podrían estar sujetos a las penalidades impuestas por las Secciones 6046.04 y 6046.05 del Código.
D. Proceso de Registro en SURI – Comerciantes Nuevos
A partir del 31 de octubre de 2016, todo nuevo comerciante tendrá que registrarse y solicitar su Certificado de Registro de Comerciantes a través de SURI. Una vez completado el registro, el comerciante podrá imprimir su nuevo Certificado. El Certificado deberá ser colocado en un lugar visible de la localidad al público general, de acuerdo con la Sección 4060.02 del Código. Si el negocio tiene varias localidades, el comerciante tendrá que identificar separadamente cada una de dichas localidades en su registro siguiendo las reglas descritas anteriormente sobre localidad física.
E. Certificado de Registro de Comerciantes Provisional
El Departamento de Hacienda está consciente de que durante el proceso de la apertura de un negocio nuevo, tanto entidades financieras como agencias de gobierno, exigen un Certificado de Registro de Comerciantes como parte de los requisitos de documentación para abrir cuentas bancarias, solicitar préstamos, solicitar permisos de construcción, entre otros. Ante dicha situación, muchos comerciantes solicitan el Certificado a pesar de que su gestión comercial no dará inicio en el futuro cercano. Aun cuando no están generando actividad económica sujeta a tributación, estos comerciantes se ven en la obligación de radicar mensualmente su Planilla Mensual de Impuesto de Ventas y Uso en cero (0) para cumplir con los requisitos de radicación.
Para atender esta situación y evitar que estos futuros comerciantes vengan obligados a radicar la Planilla Mensual de Impuesto de Ventas y Uso a pesar de no haber tenido actividad comercial, a partir del 31 de octubre de 2016, se podrá solicitar a través de SURI un Certificado Provisional para aquellos comerciantes que no iniciarán su actividad comercial dentro de los treinta (30) días inmediatamente posteriores a la solicitud del certificado. Este Certificado Provisional tendrá una vigencia de seis (6) meses a partir de su emisión y el mismo no estará sujeto a prórroga alguna.
No obstante a lo anterior, se aclara que la posesión de un Certificado Provisional no releva al comerciante de cobrar el IVU si este realiza alguna transacción tributable previo al periodo de expiración de dicho certificado. Por tanto, aunque como norma general los comerciantes con un Certificado Provisional no tendrán que radicar su Planilla Mensual de Impuesto sobre Ventas y Uso por el periodo de seis (6) meses de vigencia, SURI les proveerá la opción de radicar dicha planilla en caso de que el comerciante lleve a cabo una transacción tributable.
Finalmente, conforme a la Sección 4060.01 del Código y el articulo 4060.01-1 de su Reglamento, toda persona que lleve o desee llevar a cabo negocios de cualquier índole en Puerto Rico, deberá solicitar su inscripción en el Registro de Comerciantes para cada local comercial, al menos treinta (30) días antes de comenzar sus operaciones. Por tanto, si el comerciante comienza su operación comercial previo a la expiración del Certificado Provisional, dicho comerciante deberá solicitar a través de SURI el Certificado de Registro de Comerciantes al menos treinta (30) días antes de comenzar a operar.
III. Vigencia
Las disposiciones de esta Carta Circular tienen vigencia inmediata.
Para información adicional sobre las disposiciones de esta Carta Circular, puede comunicarse al (787) 622-0123.
Cordialmente,
Juan Zaragoza Gómez