I. Exposición de Motivos
El Departamento de Hacienda (“Departamento”) tiene el deber de asegurar el cumplimiento de las disposiciones del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado (“Código”). El incumplimiento de dichas disposiciones puede conllevar la imposición de sanciones en forma de multas administrativas. La imposición de multas, sin embargo, está sujeta a la exigencia de proveer a los contribuyentes las garantías procesales dispuestas por la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme, Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada (“LPAU”).
La LPAU provee a los contribuyentes la oportunidad de presentar una querella contra una determinación final adversa del Departamento. Las querellas se presentan ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo del Departamento, foro con jurisdicción para conducir el proceso de adjudicación formal que dispone la LPAU y el Reglamento 7389 de 13 de julio de 2007, Reglamento para Establecer un Procedimiento Uniforme de Adjudicación para los Asuntos bajo la Jurisdicción del Departamento de Hacienda que Deban Ser Objeto de Adjudicación Formal y para Derogar el Reglamento Núm. 3991 del 15 de agosto de 1989 (“Reglamento 7389”).
El proceso de adjudicación formal de querellas incluye además el derecho de los contribuyentes a conferencias con un oficial examinador, descubrimiento de prueba y la celebración de una vista adjudicativa formal con sus correspondientes notificaciones formales y etapas apelativas en el foro judicial.
La experiencia del Departamento es que muchos contribuyentes se inclinan por la búsqueda de acuerdos de transacción luego de haber comenzado el procedimiento adjudicativo formal ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo.
A tenor con lo anterior, el Departamento emite esta Carta Circular con el propósito de establecer un mecanismo informal adicional de conciliación de controversias que permita una solución justa, rápida y económica de las controversias que surgen por notificaciones de multas administrativas o penalidades notificadas por el Negociado de Impuesto al Consumo del Departamento (“NIC”) al contribuyente y cuya revisión administrativa es posible al amparo del Reglamento 7389.
II. Base Estatutaria
La Sección 1.2 de la LPAU establece como política pública del gobierno alentar la solución informal de las controversias administrativas presentadas ante las agencias. A esos efectos, dicha sección indica que las agencias establecerán las reglas y procedimientos que permitan la solución informal de los asuntos sometidos ante su consideración sin menoscabar los derechos garantizados por dicha ley. El Artículo 8 de la ley Núm. 210 de 30 de diciembre de 2016, conocida como la Ley de Reforma del Derecho Administrativo, que enmienda la LPAU y cuyas disposiciones entran en vigor el próximo 1 de julio de 2017, confirma dicha política pública.
El Artículo 4 del Reglamento 7389 recoge la normativa y política pública del Departamento respecto a los casos bajo la jurisdicción de la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo. Dicho artículo establece que, debe propiciarse la solución informal de las controversias de modo que resulte innecesaria la solución formal de los asuntos al amparo de dicho reglamento. El Artículo 5(g) de dicho reglamento provee para la realización de Procedimientos Administrativos Informales definidos como “los mecanismos disponibles para el análisis y dilucidación de controversias por especialistas de los diversos Negociados, Oficinas, Áreas y Programas del Departamento a tenor con la naturaleza del asunto, encaminados a producir una solución rápida a la cuestión planteada”.
De igual forma, la Sección 6051.17 del Código confiere al Secretario de Hacienda (“Secretario”) autoridad para reglamentar y establecer procedimientos alternativos para la resolución de disputas.
En aras de promover la solución justa, rápida y económica de los asuntos presentados ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo, el Departamento ha diseñado el Programa de Conciliación de Controversias y Querellas Surgidas por Notificaciones de Multas y Penalidades Impuestas por el NIC (“Programa de Conciliación”). El propósito de este programa es proveer un mecanismo informal adicional para resolver las controversias que surgen por notificaciones de multas administrativas o penalidades notificadas por el NIC al contribuyente y cuya revisión administrativa es posible al amparo del Reglamento 7389.
La participación en el Programa de Conciliación es voluntaria y no priva al contribuyente de las garantías procesales bajo la LPAU que lo cobijan en procesos ante el Departamento.
Esta Carta Circular se aprueba al amparo de la sección 1.2 de LPAU, el artículo 8 de la Ley de Reforma del Derecho Administrativo, los artículos 4 y 5(g) del Reglamento 7389 y la sección 6051.17 del Código, las cuales establecen la política gubernamental de propiciar la solución informal de controversias ante las agencias administrativas.
III. Determinación
A. Criterios de Elegibilidad del Programa de Conciliación
Los siguientes casos serán elegibles para participar del Programa de Conciliación:
- Contribuyentes que han recibido una notificación de determinación final adversa de multa administrativa o penalidad impuesta por el NIC y que cumplan con los requisitos establecidos en la Parte III-B de esta Carta Circular.
- Contribuyentes que han presentado una querella ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo sobre una determinación final adversa de multa o penalidad impuesta por el NIC y aún no han recibido notificación de señalamiento de vista administrativa y que cumplan con los requisitos establecidos en la Parte III-B de esta Carta Circular.
- Contribuyentes que han presentado una querella ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo sobre una determinación final adversa de una multa o penalidad impuesta por el NIC y les ha sido notificada la fecha de vista administrativa pero han solicitado participar del Programa de Conciliación de Querellas dentro del término establecido en la Notificación de Vista y Orden de la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo y que cumplan con los requisitos establecidos en la Parte III-B de esta Carta Circular.
No obstante lo anterior, el Departamento se reserva el derecho de no utilizar el proceso de conciliación en los casos en que, por su naturaleza, existe un interés público o institucional de completar el proceso adjudicativo.
B. Requisitos para participar en el Programa de Conciliación
Aquellos contribuyentes que cumplan con los criterios de elegibilidad establecidos en la Parte III-A de esta Carta Circular, podrán participar del Programa de Conciliación siempre y cuando cumplan con estos dos (2) requisitos:
- El contribuyente no mantiene deuda contributiva alguna en el Departamento, con excepción de la deuda contributiva que impugna y de aquellas que estén bajo un proceso de revisión o bajo un plan de pago que este al día.
- La persona notificada no ha violado alguna disposición del Código en más de tres (3) ocasiones durante los últimos tres (3) años naturales.
C. Procedimiento de Conciliación
A continuación se establecen el procedimiento y los parámetros del Programa de Conciliación:
1. El contribuyente deberá presentar el formulario Modelo SC 3219, Solicitud de Participación del Programa de Conciliación (“Solicitud”) debidamente completado y firmado dentro de un término de treinta (30) días contados a partir de la fecha de notificación de la multa administrativa o penalidad por parte del NIC. La Solicitud deberá estar acompañada de la notificación de multa administrativa recibida.
Por otro lado, si el contribuyente ya presentó una querella ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo y aún no ha recibido la Notificación de Vista y Orden, podrá presentar la Solicitud en cualquier momento antes de haber recibido dicha notificación. La Solicitud deberá estar acompañada de la notificación de multa administrativa recibida.
Cabe señalar que toda Solicitud que esté incompleta no será considerada como presentada.
La Solicitud podrá ser presentada de una de las siguientes maneras:
Por correo electrónico: conciliacionquerellas@hacienda.pr.gov
Personalmente:
Oficina 611, Departamento de Hacienda, 10 Paseo Covadonga, Edificio Intendente Ramírez en el Viejo San Juan
Por correo regular:
Departamento de Hacienda
Programa de Conciliación
Oficina 611
Apartado 9021140
San Juan, PR 00902-4140
En el caso que la persona notificada designe un representante autorizado para asistirle o representarle en el proceso del Programa de Conciliación, deberá incluir junto con la Solicitud, el formulario Modelo SC 2745, Poder y Declaración de Representación (“Modelo SC 2745”) debidamente completado y firmado. Además, en caso de personas jurídicas, el contribuyente debe autorizar al representante a aceptar acuerdos por la entidad.
2. El Programa de Conciliación señalará una fecha para celebrar una reunión de conciliación (“Reunión de Conciliación”) entre el contribuyente y un representante del Departamento.
En la Reunión de Conciliación estarán presentes únicamente el contribuyente, su representante autorizado, si aplica, y el representante del Departamento. Cualquier persona que no sea parte de la controversia sólo podrá participar de la Reunión de Conciliación con el consentimiento del contribuyente y del representante del Departamento, en cuyo caso deberá firmar el documento correspondiente para obligarse al principio de confidencialidad que cobija el proceso.
3. No se permitirá el uso de cámaras fotográficas, videograbadoras, grabadoras de sonido o teléfonos celulares durante la Reunión de Conciliación.
4. Las Reuniones de Conciliación serán privadas y confidenciales. No obstante, este deber de confidencialidad no aplicará para efectos del propio Departamento. Por tanto, los documentos relacionados al proceso de conciliación y su resultado final son información del contribuyente sobre la cual no habrá restricción alguna dentro del Departamento.
5. Una vez llevada a cabo la Reunión de Conciliación, de llegar a un acuerdo con respecto a la controversia, el contribuyente o su representante autorizado deberá suscribir el acuerdo por escrito al igual que el representante del Departamento.
6. En los casos en los que no exista una querella instada ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo, de no llegar a un acuerdo en la Reunión de Conciliación, el contribuyente o su representante autorizado deberá suscribir un documento escrito que indique el resultado de la Reunión de Conciliación. En dicho documento se le notifica que tiene treinta (30) días, contados a partir de la fecha en que lo suscribe, para presentar una Querella a tenor con la LPAU ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo.
7. En los casos en los que sí exista una querella instada ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo, de no llegar a un acuerdo en la Reunión de Conciliación, deberá suscribir un documento escrito que indique el resultado de la Reunión de Conciliación y el caso continuará el trámite de procedimiento adjudicativo formal ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo.
8. En los casos en los que no exista una querella instada ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo, la mera presentación de la Solicitud para el Programa de Conciliación interrumpirá el término de treinta (30) días para presentar una querella ante la Secretaría de Procedimiento Adjudicativo. El término de treinta (30) días comenzará a transcurrir nuevamente una vez finalice el proceso de conciliación.
D. Responsabilidades del Programa de Conciliación
Programa de Conciliación será responsable, entre otras cosas, de lo siguiente:
- Promover activamente el uso de métodos alternos para resolver los casos en los que el NIC ha notificado multas administrativas o penalidades.
- Celebrar Reuniones de Conciliación con los contribuyentes en el menor tiempo posible desde que el contribuyente solicita participar del Programa de Conciliación de Querellas.
- Orientar a los contribuyentes sobre la disponibilidad y beneficios de los métodos alternos como herramientas para resolver conflictos.
- Recopilar estadísticas sobre los casos referidos y atendidos.
E. Deberes del Representante del Departamento en la Reunión de Conciliación
El representante que el Departamento asigne para participar de la Reunión de Conciliación tendrá la responsabilidad de:
- Orientar a los contribuyentes sobre el proceso del Programa de Conciliación.
- Inhibirse si existe algún conflicto de interés.
- Mantener la confidencialidad en todos los casos en los que ha intervenido. No obstante, este deber de confidencialidad no aplicará para efectos del propio Departamento. Por tanto, los documentos relacionados al proceso de conciliación y su resultado final son información del contribuyente sobre la cual no habrá restricción alguna dentro del Departamento.
- Asegurarse de que los contribuyentes comprenden los acuerdos a los que llegan y los efectos de dichos acuerdos.
IV. Vigencia
Las disposiciones de esta Carta Circular aplicarán únicamente a controversias surgidas por una notificación de determinación final de multa administrativa o penalidad enviada por el NIC. Los contribuyentes podrán comenzar a presentar sus solicitudes de participación en el Programa de Conciliación a partir del 1 de junio de 2017.
Para información adicional relacionada con las disposiciones de esta Carta Circular, puede escribir un correo electrónico a: conciliacionquerellas@hacienda.pr.gov o visitar la oficina del Programa de Conciliación.
Cordialmente,
Lcdo. Raúl Maldonado Gautier, CPA