Se encuentra usted aquí

Área de Contabilidad Central de Gobierno

Área de Contabilidad Central de Gobierno / Omar Rodríguez Pérez / Secretario Auxiliar 

Esta área tiene la responsabilidad primordial de administrar las Leyes de Contabilidad Gubernamental en todos sus aspectos.  Garantiza que las transacciones fiscales de las agencias gubernamentales se lleven a cabo conforme a los dictámenes de ley y en armonía con una sana administración pública, para asegurar al ciudadano el uso correcto y adecuado de los fondos públicos.

Lleva la contabilidad de todo el gobierno.  Tiene varias unidades de trabajo: Oficina del Secretario Auxiliar, Centro de Enlace Municipal, Negociado de Cuentas, Negociado de Intervenciones, Negociado de Sistemas Fiscales, Centro de Control y Coordinación del Sistema de Nómina y Contabilidad Central de Gobierno.

  • Centro de Enlace Municipal

El Centro de Enlace Municipal es responsable de coordinar y analizar todo lo relacionado con asuntos municipales que le corresponda aprobar, gestionar o coordinar al Departamento.  Entre sus funciones, se encuentran las de revisar y endosar las ordenanzas disponiendo la contratación de empréstitos, transferir a los fondos municipales los recursos económicos provenientes de asignaciones legislativas y otras aportaciones del gobierno estatal y de corporaciones públicas.  Debe verificar que se cumpla lo dispuesto en la Ley que crea el Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales en lo concerniente a transferencias al Centro de Fondos de la Lotería Adicional y del Fondo General, así como la transferencia que debe hacer el Centro de los fondos para el pago del servicio de la deuda del Gobierno Central.  Debe mantener las estadísticas que se entienda que son necesarias y preparar los informes correspondientes.  Prepara informes trimestrales y anuales, que resumen las operaciones.

  • Centro de Coordinación y Control del Sistema de Contabilidad Central de Gobierno

El Centro de Coordinación y Control del Sistema de Contabilidad Central de Gobierno es responsable de proveer apoyo permanente al Sistema de Contabilidad Mecanizado y a sus usuarios.  En esa capacidad coordina, canaliza y evalúa los trabajos relacionados con el Sistema, así como los cambios solicitados al mismo. Coordina con el Negociado de Sistemas Fiscales los cambios que competen a esa área de trabajo.  Ofrece adiestramientos continuos a los usuarios del sistema a través del Instituto de Desarrollo de Personal de la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociando (ORHELA) y en el mismo centro.  Es responsable de mantener control sobre el sistema de seguridad y asignar los códigos de acceso al sistema.  Atiende consultas de los usuarios y mantiene control de calidad sobre la producción necesaria para la integridad de la información contenida en los archivos del sistema.

Además, es responsable de dar seguimiento a las disposiciones del Cash Management Improvement Act.

  • Negociado de Cuentas

El Negociado de Cuentas es responsable del control y mantenimiento de todas las cuentas gubernamentales según disposición de Ley.  Además, contabiliza los desembolsos de los gastos gubernamentales y prepara los estados financieros anuales.

La estructura de este Negociado consta de cuatro divisiones:  la División de Cuentas, la División de Conciliación e Informes, la División de Análisis Financiero, la División de Contabilidad de la Propiedad.

  •  Oficina del Director
    • Dirige, planifica y coordina las funciones del Negociado para asegurar que las funciones asignadas al mismo se lleven a cabo adecuadamente.
    • Custodia el sello con la firma del Secretario de Hacienda.  Coordina y supervisa la firma de los cheques de las nóminas de sueldo quincenales de los empleados del gobierno cuyas agencias tienen sus fondos bajo la custodia del Secretario.  Además, firma los cheques por concepto de viajes, cheques reexpedidos, cheques expedidos por el Sistema de Contabilidad Mecanizado, cheques de reintegros de contribución sobre ingresos y de nóminas especiales.
    • Mantiene registros de todos los cheques expedidos diariamente por el Área de Tecnología de Información, conservando los informes de las transacciones diarias, de manera que estén disponibles para cualquier investigación o información.  También lleva el control de los materiales del Negociado.
       
  • División de Cuentas

Contabiliza los presupuestos de todas las agencias gubernamentales cuyos fondos están bajo la custodia del Secretario de Hacienda. Efectúa el análisis correspondiente, de acuerdo a las leyes y reglamentos vigentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados, para crear, clasificar o eliminar fondos, cuentas del mayor general y cuentas de asignación.  Analiza, controla y mantiene las tablas de control interno del sistema de contabilidad (PRIFAS).  Estas tablas son utilizadas como mecanismo de control en la intervención de todos los documentos fiscales que son analizados, aprobados y contabilizados en el sistema mecanizado de contabilidad (PRIFAS).  Estudia y analiza las leyes y resoluciones que asignan recursos del Fondo General, del Fondo de Emergencia o del Fondo de Bonos para propósitos relacionados con gastos de funcionamiento y proyectos de mejoras públicas del Gobierno.

  • División de Conciliación e Informes
    • Mantiene, analiza e interviene las cuentas del Mayor General del Gobierno de Puerto Rico registradas en los informes que produce el sistema de contabilidad (PRIFAS).
    • Mantiene al día las cuentas, controla los activos, pasivos, ingresos, desembolsos, asignaciones, propiedad y otros activos del Gobierno.  Además, requiere el estudio y determinación de la legalidad y propiedad de todos los documentos a contabilizar, ajustar, o para transferir las asignaciones de fondos estatales y federales.
    • Analiza las cuentas de Anticipos por Cobrar y por Pagar.  Determina la disponibilidad de fondos de las cuentas de cada agencia, tales como anticipos a municipios, a corporaciones públicas con tesoro independiente, entre fondos y a entidades privadas.  Concilia dichas cuentas contra los registros de las dependencias del Gobierno, a fin de determinar y corregir cualquier diferencia.
    • Revisa los informes mensuales y el informe anual que refleja la situación financiera y el resultado de las operaciones del Gobierno de Puerto Rico, producidos por el sistema de contabilidad. Dichos informes son utilizados para proveer información al Gobernador, al Secretario de Hacienda, a la Junta de Planificación, la Oficina de Gerencia y Presupuesto, así como a analistas financieros, inversionistas y al sector privado.
    • Administra el Fondo Electoral, e interviene los comprobantes de pago sometidos por los distintos partidos políticos.
       
  •  División de Cuentas de la Propiedad
    •  Contabiliza y mantiene un registro a nivel central de la propiedad de todas las agencias del Gobierno que tienen sus fondos bajo la custodia del Secretario de Hacienda.
    •  Analiza los señalamientos y recomendaciones del Contralor de Puerto Rico, relacionados con la mencionada propiedad, a las distintas dependencias; y vela por que éstas sean cumplidas.
       
  • Negociado de Sistemas Fiscales

El Negociado de Sistemas Fiscales es responsable de asegurar y mantener la legalidad y corrección de las transacciones fiscales de los organismos gubernamentales cuyos fondos están bajo la custodia del Secretario de Hacienda, estableciendo los controles internos necesarios para evitar irregularidades en el manejo de los fondos y de la propiedad pública.  Estos controles son establecidos mediante la redacción de reglamentos, cartas circulares y procedimientos, así como el diseño y revisión de formularios de ingresos, desembolsos y propiedad.  Esto incluye los fondos estatales y fondos federales para que los programas gubernamentales se lleven a cabo con mayor eficiencia.

Realiza sus funciones a través de la División del Sistema de Contabilidad Central, División de Sistemas Fiscales de las Agencias, División de Sistemas y Control de Aportaciones Federales, División de Servicios al Usuario.

  •  Oficina del Director

Dirige y planifica las funciones del Negociado para asegurar y mantener la legalidad y corrección en las transacciones fiscales de los organismos gubernamentales, estableciendo los controles necesarios para evitar irregularidades, y para que las operaciones gubernamentales se lleven a cabo dentro de un marco de sana política fiscal.

  • División de Sistemas de Contabilidad Central
    • Revisa continuamente el sistema de contabilidad central.  
    • Prepara o enmienda todas las circulares y reglamentos relacionados con ingresos y desembolsos de fondos públicos y sobre la adquisición, control y contabilidad de propiedad que rigen a las dependencias gubernamentales, oficiales pagadores, oficiales recaudadores, colectores de rentas internas y secretarios de tribunales en sus relaciones con el Área de Contabilidad Central de Gobierno.  
    • Prepara o enmienda los procedimientos de intervención y contabilidad de ingresos y desembolsos para uso interno del Departamento.
    • Recomienda la política, los principios y la forma adecuada para integrar los procedimientos de contabilidad de cada dependencia con los del Departamento de Hacienda y con los informes financieros que este Departamento prepara.
    • Recomienda la eliminación de cuentas y registros después de determinar que las dependencias correspondientes han sido fiscalizadas adecuadamente.  
    • Origina o revisa toda la legislación relacionada con asuntos fiscales que afecten de alguna manera los ingresos de desembolsos de fondos públicos y el control de la propiedad pública.  
    • Estudia la legislación fiscal sometida para comentarios del Secretario de Hacienda, la Oficina del Gobernador, la Legislatura y otras dependencias del Gobierno.  
    • Diseña y revisa los modelos de contabilidad para uso de las dependencias en sus relaciones con el Área de la Contabilidad Central de Gobierno y para uso exclusivo de ésta.
       
  • División de Sistemas Fiscales de las Agencias
    • Diseña la organización fiscal administrativa de las agencias, necesaria para la efectividad de los controles internos y sus sistemas de contabilidad, con los procedimientos fiscales necesarios.
    • Evalúa los sistemas de contabilidad y los procedimientos que hayan diseñado las agencias, previa autorización, con su personal de su oficina o personal bajo contrato, para enviarlos a la aprobación final del Secretario.
    • Diseña y revisa los modelos fiscales o autoriza a las agencias a efectuar dicha labor con la aprobación final de este Negociado.
    • Fiscaliza y le da seguimiento al sistema de contabilidad y procedimientos aprobados y establecidos para realizar las modificaciones y los cambios apropiados de acuerdo a las necesidades que se establezcan como política fiscal.
       
  • División de Sistemas y Control de Aportaciones Federales
    • Analiza y estudia la reglamentación federal relacionada con la administración de subvenciones federales, a los fines de que los sistemas fiscales que se diseñen estén conforme a sus disposiciones; diseña e instala sistemas fiscales, reglamentos y procedimientos que provean ayuda en la coordinación y control de fondos federales, considerando la legislación estatal y federal aplicable; revisa e interviene los sistemas fiscales de las agencias para asegurar que los controles establecidos a los fondos federales concuerden con una efectiva utilización de dichos fondos y que los informes requeridos sean enviados correctamente al Gobierno Federal en la fecha reglamentaria.  
    • Asesora a las agencias administradoras de programas federales sobre principios a utilizarse en la determinación de costos aplicables a subvenciones y contratos federales, técnica sobre administración estatal de aportaciones federales y técnicas a utilizarse en la preparación de planes para recobrar costos indirectos; establece una coordinación efectiva entre las dependencias administradoras de programas federales para la implantación de medidas que provean un mejor control de desembolsos y utilización de fondos federales aportados; mantiene contacto con las agencias federales, a los fines de conocer las nuevas leyes y reglamentación vigente sobre la administración de agencias gubernamentales y emitir la reglamentación estatal aplicable.
    • Prepara el Plan Estatal de Distribución de Costos del Estado Libre Asociado a tono con la reglamentación federal establecida, con el fin de que el gobierno pueda recobrar los costos indirectos incurridos en la administración de fondos federales y brinda asesoramiento a las agencias en la preparación de propuestas departamentales.
  • División de Servicios al Usuario
    •  Es responsable de asesorar y contestar a los usuarios, consultas escritas o por teléfono, relacionadas con transacciones fiscales para las cuales se haya establecido política pública.
    • Lleva control de la reglamentación fiscal emitida por el Área de la Contabilidad Central de Gobierno y la política fiscal establecida mediante consultas.  Dicho control consiste en: numerar, mantener las existencias necesarias de la reglamentación y mantener actualizada en el sistema mecanizado la información sobre la política fiscal establecida.
    • Lleva control de toda la correspondencia emitida por el Negociado. Ofrece a los usuarios información sobre el status de las solicitudes recibidas.
    • Mantiene control de la información registrada en las computadoras personales, en las diferentes divisiones que represente el producto final de los proyectos trabajados.  Mediante este control, estará accesible el trabajo para futuras revisiones.
    • Detecta las necesidades de las agencias, conforme a las consultas recibidas, señalamientos del Contralor en sus informes o como resultado de cualquier auditoría que se realice para establecer la reglamentación necesaria.
       
  • Negociado de Intervenciones

Este Negociado es el encargado de la preintervención y aprobación de los documentos de pago que someten todas las agencias gubernamentales que tienen fondos bajo la custodia del Secretario de Hacienda.  Además, post-interviene los documentos de pagos efectuados por los Oficiales Pagadores Especiales, Pagadores Auxiliares y de viajes al exterior.

Administra el convenio sobre el Seguro Social entre el Gobierno Federal y el Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

  • Oficina del Director

Responsable de la administración de las tareas y funciones que tiene a cargo el Negociado a través de sus tres Divisiones: División de Intervención de Desembolsos, División de Oficiales Pagadores y División de Seguro Social.

  •  División de Intervención de Desembolsos

Preinterviene, registra, aprueba y contabiliza los documentos de pago que someten todas las agencias gubernamentales que tienen los fondos bajo custodia del Secretario de Hacienda,  de conformidad con las leyes, reglamentos y procedimientos en vigor.  Recibe e interviene, además, los contratos de arrendamiento de locales y prepara las cartas de aprobación para la firma del Secretario Auxiliar de la Contabilidad Central.

  •  División de Oficiales Pagadores Especiales
    • Recibe, interviene, aprueba y procesa las solicitudes de nombramientos de Oficiales Pagadores Especiales, Pagadores Auxiliares y de Viajes al Exterior.
    • Responsable de la post-intervención de los documentos de pagos efectuados por los Oficiales Pagadores Especiales, Pagadores Auxiliares y de Viajes al Exterior.
    • Autoriza peticiones de fondos a los Oficiales Pagadores de todas las agencias que están bajo la custodia del Secretario de Hacienda.  Vigila por que éstos rindan las cuentas dentro de las fechas establecidas.  Post-interviene las cuentas de los Oficiales Pagadores Especiales y Pagadores Auxiliares y comprueba que los desembolsos hayan sido efectuados correctamente, conforme a la Ley de Contabilidad de Gobierno y a la reglamentación vigente.
    • Además, entra, aprueba y contabiliza en el sistema mecanizado de contabilidad (CIFAS), todos los desembolsos efectuados por los pagadores especiales y auxiliares.
    • Interviene, aprueba y contabiliza las peticiones de anticipos de fondos públicos para viajes al exterior en misiones oficiales de funcionarios de las distintas agencias del Gobierno.  Vigila que se sometan las liquidaciones de viajes y las post-interviene para comprobar su legalidad y exactitud.
    • También preinterviene, registra, aprueba y contabiliza los documentos de anticipos de Fondos Públicos, Peticiones de Líneas de Crédito, y las liquidaciones de los fondos de ambos sistemas.
       
  • División de Seguro Social
    • Administra el Convenio entre la Administración de Seguro Social del Gobierno Federal y el Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
    • Informa a la Administración de Seguro Social Federal los salarios tributables cuyos pagos se realizan a través del Área de Tecnología de Información. Además, efectúa quincenalmente los pagos al Negociado de Rentas Internas Federal de las contribuciones al Seguro Social Federal y Medicare de los empleados del Gobierno Central y de la aportación patronal correspondiente.
    • Reconcilia las cuentas de salarios tributables al Seguro Social Federal de agencias, municipios y corporaciones que tienen diferencias en las auditorías del Gobierno Federal. La Administración de Seguro Social Federal requiere que a corto plazo se envíe la contestación a los señalamientos en dichas auditorias