Según establecido en la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 13-19 emitida el 10 de septiembre de 2013, es requisito que la radicación de los formularios de Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas (Formularios 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR, 499 R-3, 480.6A. 480.6B, 480.6B.1, 480.6C, 480.6D, 480.7, 480.7A, 480.7B, 480.7C, 480.7D, 480.5, y 480.30) que requieran ser rendidos por un patrono o agente retenedor se realice únicamente mediante transferencia electrónica.
El Departamento de Hacienda (“Departamento”) ha establecido los siguientes dos métodos para la radicación de los Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas:
1. Método de radicación mediante el sistema electrónico W2 e Informativas en Línea (“Sistema Electrónico”) – Este método es provisto gratuitamente por el Departamento para todo patrono obligado a rendir menos de 250 Comprobantes de Retención y menos de 250 Declaraciones Informativas, respectivamente.
2. Método de radicación por transferencia electrónica de archivos – Este método es accesible a través de Colecturía Virtual bajo la opción de Validación y Transferencia de Archivo para todo patrono que utilice un servicio privado de nómina o esté obligado a rendir 250 o más Comprobantes de Retención o 250 o más Declaraciones Informativas.
El Departamento emite este Boletín Informativo con el propósito de: (1) notificar los cambios más significativos realizados a los formularios de Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas del año 2015, e (2) informar las mejoras y cambios efectuados al Sistema Electrónico para el año 2015.
I. Cambios a los Formularios de Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas
A continuación se mencionan los cambios más significativos realizados a dichos formularios :
A. Formulario 480.6A - Declaración Informativa – Ingresos No Sujetos a Retención
- Se añadió un encasillado para informar el ingreso por condonación de deuda tributable bajo la Sección 1031.01(b)(10) del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado (“Código”).
B. Formulario 480.6B - Declaración Informativa – Ingresos Sujetos a Retención
- Se añadió un encasillado para informar los dividendos pagados durante el periodo del 1 de enero al 30 de abril de 2015, que están sujetos a la tasa de 5% conforme a las disposiciones de la Sección 1023.25 del Código, pero a los que se les realizó una retención en el origen de la contribución sobre ingresos mayor al 5%
C. Formulario 480.6C - Declaración Informativa – Ingresos Sujetos a Retención – No Residentes
- Se añadió un encasillado para informar los dividendos pagados durante el periodo del 1 de enero al 30 de abril de 2015, que están sujetos a la tasa de 5% conforme a las disposiciones de la Sección 1023.25 del Código, pero a los que se les realizó una retención en el origen de la contribución sobre ingresos mayor al 5%.
- Se añadió un encasillado para informar las distribuciones de dividendos pagados durante el año, que están sujetos a la tasa de 10% conforme a las disposiciones de la Sección 1062.11 del Código.
- Se añadió un encasillado para informar las distribuciones de dividendos pagados durante el año, que están sujetos a la tasa de 15% conforme a las disposiciones de la Sección 1062.08 del Código.
D. Formulario 480.6D - Declaración Informativa – Ingresos Exentos y Excluidos e Ingresos Exentos Sujetos a Contribución Básica Alterna
- Se añadió una columna para informar aquellos ingresos que están exentos de contribución sobre ingresos pero que están sujetos a contribución básica alterna, de manera que el contribuyente pueda incorporarlos en el Anejo IE - “Ingresos Excluidos y Exentos” de su planilla de contribución sobre ingresos.
- Se añadieron encasillados para desglosar varias partidas que están exentas de contribución sobre ingresos para que el contribuyente pueda incorporarlas en la línea correspondiente del Anejo IE - “Ingresos Excluidos y Exentos” de su planilla de contribución sobre ingresos.
- Se añadió un encasillado para informar el ingreso por condonación de deuda que está exento de contribución sobre ingresos bajo la Sección 1031.01(b)(10)(A) del Código.
E. Formulario 480.30 – Planilla Anual de Contribución sobre Ingresos Retenida en el Origen No Residentes
- Se añadió una columna para reclamar el crédito por contribución sobre dividendos implícitos previamente pagada por una corporación, conforme a las disposiciones de la Sección 1062.13(e) del Código, sobre las distribuciones de dividendos realizadas durante el año.
II. Mejoras y Cambios al Sistema Electrónico
El Sistema Electrónico está disponible en nuestra página de internet: www.hacienda.pr.gov, bajo el área de Patronos y Agentes Retenedores. Para poder utilizar el Sistema Electrónico, el Patrono o Agente Retenedor debe utilizar el mismo nombre de usuario y contraseña que utiliza para acceder a Colecturía Virtual. Además, deberá tener accesible el número de identificación patronal y el código de acceso que le fue enviado por el Departamento (Modelo SC 6104, Notificación a Patronos y Agentes Retenedores Código de Acceso y Número de Control). Aquel Patrono o Agente Retenedor que necesite un duplicado de la carta enviada con el código de acceso correspondiente, podrá imprimir dicho duplicado a través de Colecturía Virtual, en el área “W2 / W2C e Informativas” bajo la sección de “Notificación de Códigos de Acceso”. El código de acceso también se puede obtener de las siguientes maneras:
Correo Electrónico: w2info@hacienda.gobierno.pr
Facsímil: (787) 522-5040
Teléfono: (787) 722-0216, opción 4
A continuación se mencionan las mejoras y cambios más significativos realizados al Sistema Electrónico para el año 2015:
A. Radicación Electrónica de la Solicitud de Prórroga para Rendir el Formulario 499R-2/W-2PR y 499 R-3
Efectivo para el año 2015, será requerido que la radicación del formulario Modelo SC 2727 Solicitud de Prórroga para Rendir el Comprobante de Retención (499R-2/W-2PR) y el Estado de Reconciliación de Contribución Sobre Ingresos Retenida (499 R-3) (en adelante, “Modelo SC 2727”), sea por medios electrónicos. La radicación electrónica del Modelo SC 2727 deberá realizarse a través del Sistema de Formularios Electrónicos (E-forms), el cual puede acceder en nuestra página de internet: www.hacienda.pr.gov, bajo la sección de Patronos ubicada en el área de Hacienda Virtual. Para poder utilizar esta aplicación, el Patrono o Agente Retenedor debe utilizar el mismo nombre de usuario y contraseña que utiliza para acceder a Colecturía Virtual.
Cabe señalar que la radicación electrónica del Modelo SC 2727 estará disponible hasta la fecha de vencimiento para el año 2015, es decir el 1 de febrero de 2016.
B. Autorización de Patronos y Agentes Retenedores a Especialista en Planilla
Aquel Patrono o Agente Retenedor que rinde los formularios de Comprobantes de Retención o Declaraciones Informativas a través de un Especialista de Planillas, deberá autorizar a dicho Especialista a que pueda radicar los mismos en su representación. Todo aquel Especialista de Planillas que al momento de rendir electrónicamente los formularios de Comprobantes de Retención o Declaraciones Informativas no esté autorizado por el Patrono o Agente Retenedor no podrá rendir los mismos.
Para autorizar a un Especialista en Planillas, el Patrono o Agente Retenedor deberá acceder al Sistema de Formularios Electrónicos (E-forms) bajo el área de “Representantes Autorizados”.
C. Cambios a la Programación de los Formularios 480.6A y 480.6B
Se habilitó la programación para permitir que los Patronos o Agentes Retenedores que hayan realizado pagos durante el año por servicios prestados a personas con un Certificado de Relevo Total vigente (Individuos - Modelo SC 2618 y Corporaciones o Sociedades - Modelo SC 2755), es decir, que no estuvieron sujetos a retención en el origen, informe dichos pagos en el Formulario 480.6B e incluya en la columna de la Contribución Retenida una cantidad igual a cero.
Asimismo, el Sistema Electrónico fue modificado para permitirle al Patrono o Agente Retenedor ingresar el número del Certificado de Relevo total o parcial que le fue asignado por el Departamento a la persona que recibe el pago. Esta información será opcional incluirla en el Formulario 480.6B correspondiente al año 2015. Sin embargo, para años contributivos subsiguientes, será requerido que el Patrono o Agente Retenedor incluya este número al momento de preparar dicho formulario.
A tenor con lo anterior, un Patrono o Agente Retenedor únicamente deberá informar en las Líneas 1 y 2 del Formulario 480.6A aquellos pagos realizados durante el año que no estuvieron sujetos a retención en el origen, conforme a las disposiciones de la Sección 1062.03(b)(2) a la (14) del Código y aquellos cuyo pago total del año sea de $1,500 o menos, según dispuesto en la Sección 1062.03(b)(1) del Código.
D. Cambios al Sistema de Formularios Electrónicos (E-forms)
Efectivo para las Declaraciones Informativas radicadas para el año 2015, aquellos Patronos o Agentes Retenedores que necesiten imprimir un duplicado de algún Formulario 480.6A 480.6B, 480.6B.1, 480.6C, 480.6D, 480.7, 480.7A, 480.7B, 480.7C, 480.7D, 480.5, y 480.30, podrán imprimir el mismo a través del Sistema de Formularios Electrónicos (E-forms). Los duplicados estarán disponibles a través del Sistema de Formularios Electrónicos (E-forms) independientemente del programa que utilizó el Patrono, Agente Retenedor o Especialista en Planillas para rendir las Declaraciones Informativas.
Las disposiciones de este Boletín Informativo tienen vigencia inmediata.
Para información adicional relacionada con las disposiciones de este Boletín Informativo, puede comunicarse al (787) 722-0216, opción 4 o a través de correo electrónico a w2info@hacienda.gobierno.pr.
Cordialmente,
Juan A. Flores Galarza