I. Exposición de Motivos
Según establecido en la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 16-04, emitida el 23 de febrero del 2016 (“CC RI 16-04”), a partir del año contributivo 2015 es requisito que la radicación de los siguientes formularios se realice únicamente por medios electrónicos:
- Formulario 480.6 EC - Declaración Informativa Entidad Conducto;
- Formulario 480.6 F - Declaración Informativa Fideicomisos Revocables o Fideicomisos para Beneficio del Fideicomitente "Grantor Trusts"; y
- Formulario 480.6 CPT - Declaración Informativa Corporación Especial de Trabajadores (en adelante y en colectivo, “Declaraciones Informativas de Entidades Conducto”).
Por otro lado, el 12 de abril de 2016 el Departamento de Hacienda (“Departamento”) emitió la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 16-07 (“CC RI 16-07”) para establecer, entre otros asuntos, que la radicación del formulario Modelo SC 2644.1 Solicitud de Prórroga para Rendir Informes de Sociedad, Sociedad Especial, Corporación de Individuos, Corporación Especial de Trabajadores y Fideicomiso Revocable o Fideicomiso para Beneficio del Fideicomitente (“Modelo SC 2644.1”), podría realizarse por medios electrónicos.
El propósito de esta Carta Circular es: (1) notificar que la aplicación para radicar electrónicamente las Declaraciones Informativas de Entidades Conducto para el año contributivo 2016 ya está disponible; (2) informar la fecha en que estará disponible la aplicación para radicar electrónicamente el Modelo SC 2644.1 para el año contributivo 2016, y (3) notificar sobre la nueva opción para radicar electrónicamente las Declaraciones Informativas de Entidades Conducto y el Modelo SC 2644.1 en representación de un contribuyente como Especialista de Planillas, Declaraciones o Reclamaciones de Reintegro (“Especialista”).
II. Determinación
A. Sistema de Radicación Electrónica de las Declaraciones Informativas de Entidades Conducto
La radicación electrónica de las Declaraciones Informativas de Entidades Conducto correspondientes al año contributivo 2016 se debe realizar únicamente a través del sistema gratuito del Departamento, W2 e Informativas en Línea (“Sistema de Informativas”). El mismo está disponible desde el 14 de febrero del 2017.
El Sistema de Informativas se puede acceder a través de la página de internet del Departamento: www.hacienda.pr.gov, en Hacienda Virtual bajo el enlace “W2 e Informativas en línea desde el año 2014 en adelante (2014-2016)” ubicado en la sección de “Patronos”. Para poder utilizar el Sistema de Informativas, el contribuyente debe utilizar el mismo nombre de usuario y contraseña que utiliza para acceder a su cuenta de Colecturía Virtual.
Los contribuyentes que no tengan una cuenta activa en Colecturía Virtual, deben realizar el proceso de registro para poder utilizar el Sistema de Informativas. Para más información sobre como realizar el proceso de registro en Colecturía Virtual, puede referirse al Manual de la Aplicación W2 e Informativas en Línea 2016, el cual se encuentra disponible en la página inicial del Sistema de Informativas.
B. Radicación Electrónica de la Prórroga para la Radicación de las Declaraciones lnformativas de Entidades Conducto
Aquellos contribuyentes que no puedan radicar las Declaraciones Informativas de Entidades Conducto en la fecha prescrita por el Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado (“Código”), podrán solicitar una prórroga para radicar las mismas. Esta prórroga se solicita mediante la radicación del Modelo SC 2644.1. Para radicar electrónicamente el Modelo SC 2644.1, debe acceder al Sistema de Formularios Electrónicos (“Sistema E-Forms”), el cual se encuentra ubicado en nuestra página de internet: www.hacienda.pr.gov, en Hacienda Virtual bajo el enlace “Sistema de Formularios Electrónicos (E-Forms)” localizado en la sección de “Patronos”. Para acceder al Sistema E-Forms debe utilizar el mismo nombre de usuario y contraseña que utiliza para acceder a su cuenta en Colecturía Virtual.
Este servicio del Sistema E-Forms estará disponible para las prórrogas correspondientes al año contributivo 2016, a partir del 17 de febrero del 2017.
C. Radicación Electrónica de las Declaraciones lnformativas de Entidades Conducto por un Especialista en Representación del Contribuyente
A partir del año contributivo 2016, el Sistema de Informativas y el Sistema E-Forms fueron modificados para permitirle al Especialista poder preparar y radicar electrónicamente las Declaraciones Informativas de Entidades Conduto y el Modelo SC 2644.1, respectivamente, en representación de un contribuyente. Para esto, el contribuyente debe autorizar al Especialista a que pueda radicar dichos documentos en su representación. Para autorizar a un Especialista, el contribuyente debe acceder al enlace de “Representantes Autorizados” en el Sistema E-Forms.
Una vez autorizado, el contribuyente automáticamente será incluido en la “Lista de Patronos” que el Especialista tendrá accesible en su cuenta como representante en el Sistema de Informativas y en su lista de “Corporaciones Autorizadas” en el Sistema E-Forms.
Para acceder a su “Lista de Patronos” para preparar y radicar electrónicamente las Declaraciones Informativas de Entidades Conducto en representación de un contribuyente, el Especialista debe acceder al Sistema de Informativas, el cual le dará la opción de conectarse como “Patrono” o como “Representante”. La opción de “Patrono” se utilizará exclusivamente para que el Especialista pueda preparar y radicar los formularios que le corresponden a su negocio como patrono, agente retenedor o como contribuyente. Por otro lado, la opción de “Representante” se utilizará para que el Especialista pueda preparar y radicar electrónicamente las Declaraciones Informativas de Entidades Conducto en representación de un contribuyente para el cual fue autorizado. Al seleccionar la opción de “Representante”, el sistema le presentará la “Lista de Patronos” para los cuales está autorizado a radicar electrónicamente.
Cabe señalar que la opción de “Representante” también se puede utilizar por un Especialista para preparar y radicar electrónicamente los Formularios 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR, 499 R-3, 480.6A. 480.6B, 480.6B.1, 480.6C, 480.30, 480.6D, 480.7, 480.7A, 480.7B, 480.7C, 480.7D y 480.5 en representación de un patrono o agente retenedor.
Por otro lado, para acceder a su lista de “Corporaciones Autorizadas” para radicar electrónicamente el Modelo SC 2644.1 en representación de un contribuyente, el Especialista debe acceder al Sistema E-Forms. La lista estará disponible en el enlace de “Corporaciones Autorizadas” que se encuentra ubicada bajo la opción de “Servicios para Representante o Especialista”.
D. Entrega de Declaraciones lnformativas de Entidades Conducto a los socios, miembros, accionistas o fideicomitentes
A tenor con las disposiciones de las Secciones 1061.03(b), 1061.04(b), 1061.06(b), 1061.07(b), 1061.09(b)(3) y 1061.11(b) del Código, la Entidad Conducto debe entregar las Declaraciones Informativas de Entidades Conducto radicadas electrónicamente a sus socios, miembros, accionistas o fideicomitentes no más tarde del último día del tercer mes siguiente al cierre del año contributivo. No obstante, si la Entidad Conducto radicó el Modelo SC 2644.1 previo a la fecha prescrita por el Código para entregar dichas declaraciones informativas a sus socios, miembros, accionistas o fideicomitentes, la Entidad Conducto tendrá un mes adicional para entregarlas.
Las Declaraciones Informativas de Entidades Conducto podrían ser entregadas a sus socios, miembros, accionistas o fideicomitentes por medios electrónicos, conforme al procedimiento que se establece en la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 16-11, emitida el 6 de octubre de 2016.
Además, copia de las Declaraciones Informativas de Entidades Conducto, según radicadas electrónicamente, deben ser incluidas con la radicación de la Planilla Informativa sobre Ingresos que le corresponda a la Entidad Conducto.
III. Vigencia
Las disposiciones de esta Carta Circular tienen vigencia inmediata.
Para información adicional relacionada a las disposiciones de esta Carta Circular, puede comunicarse al 787-622-0123, opción 4 o a través del correo electrónico w2info@hacienda.gobierno.pr.
Cordialmente,
Lcdo. Raúl Maldonado Gautier, CPA